Gestão orçamentária: 6 dicas para você não perder o controle das finanças da sua empresa

Gestão orçamentária: 6 dicas para você não perder o controle das finanças da sua empresa
Publicado em 05/04/2016 - Atualizado em 06/07/2021 | Planejamento Orçamentário

A gestão orçamentária é a base do bom andamento de uma empresa, pois auxilia na previsão dos custos e despesas, mensurando de forma eficiente os valores de matéria-prima, insumos, fornecedores, folha de pagamento, encargos, tributos e todos os fatores que impactam no fluxo de caixa

Isso porque a gestão orçamentária é o acompanhamento dos resultados da empresa, comparado ao que foi planejado, tanto financeiramente quanto estrategicamente. 

Desta forma, quando a empresa não possui um planejamento fica vulnerável perante as oscilações do mercado e demais fatores internos ou externos, que podem ser negativos e causar sérios danos à contabilidade.

A gestão orçamentária faz com que os gestores consigam controlar os custos no decorrer do ano, além de indicar o impacto que eles terão nas finanças, permitindo tomadas de decisão mais efetivas e seguras, pois se tem um panorama geral da situação dos negócios.

Assim, para acompanhar esta gestão, é importante observar alguns aspectos, então listamos 6 dicas para que as finanças fiquem sob controle ao longo do ano:

 

Faça um planejamento orçamentário detalhado

Talvez você já tenha ouvido muito isso, mas é preciso falar novamente: realize o planejamento orçamentário. Muitas empresas falham na hora de desenvolver o planejamento e acabam se prejudicando, inclusive muitas não conseguem se manter abertas por falta desta etapa.

Isso acontece porque não há uma especificação detalhada dos investimentos que serão realizados, nem de todas as despesas já previamente identificadas com base no ano anterior. Ou mesmo uma previsão de receitas, que movimentará os negócios no cotidiano.

Muitas vezes, gastos que são considerados irrisórios, causam um impacto não esperado no fluxo de caixa, apenas por não serem devidamente calculados. Da mesma forma, aumentos de encargos tributários, variação de valores com fornecedores ou na matéria-prima, despesas com RH e tantas outras despesas, podem e devem ser estimados com antecedência, para que a empresa tenha uma visão prévia de como será o ano no âmbito financeiro. 

E tão importante quanto determinar o orçamento de cada área ou atividade é seguir à risca o que foi estabelecido, para que a saúde financeira da empresa possa se manter com o tempo.

Ao elaborar o orçamento, vale a pena revisar as despesas, para que valores não sejam transferidos de um período para outros sem necessidade, mas sempre entendendo o comportamento das áreas da empresa – o que nos leva ao próximo ponto.

 

Tenha um orçamento colaborativo

Antigamente, era comum que o orçamento anual da empresa fosse determinado de maneira geral pela diretoria ou presidência aos demais setores da empresa. Hoje em dia, as instituições estão aderindo ao orçamento colaborativo ou orçamento descentralizado, como também é chamado. 

Nesse modelo, os setores ficam responsáveis por estipular os seus próprios orçamentos, o que estimula o engajamento da equipe que participa de cada etapa do processo e fica mais empenhada em alcançar o objetivo final.

Independente se o planejamento orçamentário será realizado para o próximo ano, como é mais comum na maioria das empresas, ou de acordo com sazonalidade para aqueles que atuam em segmentos específicos, como a agricultura, o orçamento colaborativo tem se mostrado mais eficiente, já que os profissionais que trabalham diretamente naquele setor, podem estabelecer mais assertivamente os custos do mesmo e assim, contribuir para uma gestão orçamentária eficiente.

No final do período fiscal, faz muita diferença ter uma acuracidade em torno de 80% ou acima de 90%. Por isso é importante que a gestão orçamentária se adeque à realidade da companhia.

 

Faça projeção de cenários

Não é incomum ver empresas que passaram ou passam severas crises financeiras culparem a oscilação do mercado ou até mesmo a crise econômica por falhas na gestão orçamentária. Uma solução para se ter uma previsão do orçamento, mesmo com a instabilidade na economia, é a projeção de cenários

Através de ferramentas que fazem o cruzamento dos dados realizados com a estimativa de rendimento para o período atual, é possível desenvolver diferentes cenários, conforme o comportamento do mercado.

Os cenários mais comuns são os otimistas, em que a situação externa aos negócios é favorável, permitindo crescimento acima do esperado inicialmente. E os pessimistas, em que são levadas em consideração dificuldades e retrações do mercado, o que pode acarretar um resultado abaixo do que foi planejado no início.

A criação de cenários é importante para que os gestores não sejam pegos de surpresa caso algo mude no ambiente da empresa, mas permite que decisões sejam tomadas rapidamente e com mais segurança.

Outra utilização dos cenários é para analisar se pequenas mudanças forem feitas em um produto, por exemplo, identificando qual seria o possível impacto nas finanças e na estratégia.

 

Esteja atento às despesas de RH

Durante a crise, as empresas costumam evitar fazer contratações e muitas vezes, ainda enxugam o quadro, realizando as temidas demissões. Porém, há aquelas que estão contratando mesmo em um período de retração econômica.

Em qualquer uma das situações, o impacto destas decisões deve ser planejado e avaliado, porque ambas afetarão o fluxo de caixa, visto que não é somente o salário e benefícios que compõe uma contratação. Assim como uma demissão, que gera uma série de despesas à empresa e, se ela não estiver preparada, pode deixar as finanças no vermelho. 

Há também outros encargos trabalhistas que devem ser acompanhados de perto, como férias, dissídio coletivo e bonificações, para que a sua gestão orçamentária esteja de acordo com o estipulado. 

É preciso considerar também o turnover da instituição, mesmo em períodos de estabilidade do mercado, pois muitas despesas inesperadas com pessoal podem prejudicar o caixa. Portanto, faça o planejamento de RH cuidadosamente, é uma tranquilidade a mais para a gestão.

 

Fluxo de caixa sob controle

É essencial ter controle de tudo que entra ou sai do caixa de uma empresa, ainda mais considerando tudo o que já foi dito até agora. Planejar e acompanhar o fluxo de caixa pode parecer simples, mas nem sempre é tão fácil de ser feito. Os custos, diretos ou indiretos, devem ser calculados, desde uma simples caneta até despesas altas. Tudo deve ser registrado e contabilizado, para não haver surpresas desagradáveis lá na frente. 

Afinal, o caixa reflete a saúde financeira da empresa e é o que lhe permite sobreviver ao longo do período. Para controlar este fluxo, muitas instituições utilizam planilhas, mas nem sempre elas dão conta do trabalho e podem apresentar falhas que comprometem e muito a gestão dos negócios. 

É preciso estar atento constantemente aos dados ou até mesmo, escolher um software de gestão orçamentária que otimiza consideravelmente o processo. Além do ganho de tempo, a automação do orçamento minimiza falhas e aumenta o nível de segurança das informações, pois os usuários visualizam apenas o que lhes foi permitido.

 

Analise os resultados através de indicadores de desempenho

Não tem como saber se os objetivos estão sendo atingidos se não houver mensuração dos resultados. Há ferramentas digitais que fazem a análise da performance, gerando gráficos e relatórios que auxiliam na tarefa de realizar um diagnóstico mais preciso da evolução da empresa. 

Este momento de analisar é necessário para se ajustar as estratégias, caso algo esteja fora do esperado, além de reduzir o tempo de reação e tomada de decisão, por se estar acompanhando constantemente os resultados.

Neste processo, é importante determinar indicadores de desempenho e utilizá-los na hora de fazer a análise de performance. Assim, fica mais claro quais são os objetivos que deverão ser alcançados e como eles estarão inseridos na gestão orçamentária.

Os indicadores devem ser facilmente mensuráveis, mesmo se não trouxerem indicações econômicas, para que o desenvolvimento da empresa fique visível com mais clareza para os gestores.

 

As vantagens de investir em uma gestão orçamentária eficiente

Com essas dicas, é possível ter uma boa noção do que é necessário para ter uma gestão orçamentária eficiente e os passos que devem ser seguidos rumo a um planejamento financeiro assertivo. Também fica mais fácil visualizar os benefícios que a gestão orçamentária traz para uma empresa.

Um dos mais notórios é a agilidade do processo orçamentário, permitindo que os gestores possam se dedicar a outras atividades que contribuirão para o crescimento da empresa.

Como citamos várias vezes, a tomada de decisão também é beneficiada, porque com mais dados a situação da empresa fica clara e o caminho a ser seguido é visto com mais nitidez, tanto para crescimento quanto para ajuste.

Além disso, a gestão orçamentária auxilia a empresa na busca por melhores resultados, porque alinha as estratégias com sua realidade de budget. 

 

Qual a melhor maneira de realizar a gestão orçamentária?

Cada empresa trabalha de uma maneira e não existe certo ou errado, porém alguns métodos podem trazer mais lentidão para a gestão ou mesmo gerar falhas nos resultados, prejudicando a avaliação real da situação da empresa.

Muitas empresas perceberam esta morosidade em seu planejamento utilizando planilhas, porém decidiram investir na automação do processo, usufruindo dos benefícios citados anteriormente.

Avalie a gestão da sua empresa e invista na ferramenta que mais auxiliará seus negócios a atingirem seus objetivos. Pesquise mais conteúdos sobre o assunto aqui no nosso blog.

 

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