Planejamento orçamentário: Um poderoso aliado em tempos de crise

Planejamento orçamentário: Um poderoso aliado em tempos de crise
Publicado em 03/05/2016 - Atualizado em 06/04/2021 | Planejamento Orçamentário

É inevitável que o mercado passe por momentos de instabilidade, o que acarreta retração do mercado, crise econômica e mudanças no consumo e comportamento das pessoas. A crise pode ser gerada por diversos fatores, afetar a um segmento com mais intensidade ou atingir o mundo todo.

Muitas empresas sofrem para conseguir se manter lucrativas e sobreviver a esse cenário. É comum ver instituições consolidadas e conhecidas, realizando cortes em investimentos, parando com contratações e, até mesmo, realizando demissões para tentar enxugar as despesas. As menores, mais vulneráveis às oscilações econômicas, muitas vezes fecham as portas por não conseguir atravessar o período ruim.

Nesses momentos de crise, a primeira atitude é reduzir ao máximo as despesas, para tentar manter o caixa da empresa no azul. Alguns gastos podem ser cortados, outros podem ser ajustados, mas o mais importante é manter os negócios funcionando sem prejuízo na qualidade de seu produto ou serviço.

Porém existe um recurso que, se bem utilizado, se torna um grande aliado em tempos de crise: o planejamento orçamentário. Ele auxilia a empresa a manter sua saúde financeira e a guiar os passos dos gestores, visando uma tomada de decisão mais assertiva. Entenda por que isso é tão importante em tempos de crise. 

 

Por que fazer o planejamento orçamentário?

Antes de analisarmos os motivos, é preciso explicar o que é o planejamento orçamentário: é a organização das despesas, custos, receitas e investimentos de uma empresa em um período determinado, geralmente um ano. 

Ou seja, é planejar tanto a entrada de valores na empresa quanto os gastos, independente da forma como será utilizado. Tudo isso deve estar alinhado aos objetivos do planejamento estratégico, para que a instituição alcance suas metas.

Com isso esclarecido, podemos pensar em por que fazer o planejamento financeiro. E a resposta é simples: além de se saber com antecedência quanto se irá gastar durante o ano, também é possível acompanhar se cada centro de custo ou unidade de negócio está dentro do que foi estabelecido, tanto em despesas quanto em receitas (caso a unidade gere valores para a empresa).

Com uma visão mais profunda e projetada das despesas, há a possibilidade de fazer ajustes ao longo do período para que a instituição se mantenha dentro do que foi planejado. Também é importante entender que às vezes gastos mínimos inesperados adquiridos em um mês, se multiplicado aos outros subsequentes, podem ter um grande impacto no fluxo de caixa. 

Por isso, realizar o planejamento orçamentário é de suma importância, assim a empresa se prepara para diversas situações, sem correr o risco de ter surpresas negativas em suas finanças, desestabilizando a sua gestão.

 

Quais são as vantagens da projeção orçamentária para sua empresa?

É possível citar inúmeras vantagens, como ter mais assertividade em dispor os recursos a cada unidade ou centro de custo, de modo a evitar desperdícios, pois cada área terá determinado valor a ser utilizado.

Além disso, com a projeção do fluxo de caixa, é possível planejar gastos com materiais, equipamentos, matérias-primas etc. Assim, os gestores podem decidir as melhores datas para executar projetos, para que não conflitem com outros períodos que já estão com mais despesas.

Também é vantajoso projetar o orçamento devido às despesas com pessoal. A folha de pagamento representa uma das maiores fontes de custos nas instituições, então até mesmo as contratações e demissões, assim como todos os encargos embutidos na folha de pagamento de cada funcionário devem ser projetados. Dissídio coletivo, férias e bonificações são fatores que, quando não programados, podem afetar as finanças da empresa. 

 

Quais os tipos de planejamento orçamentário?

Existem várias formas de se realizar o planejamento orçamentário em uma empresa, por isso é preciso analisar o que faz mais sentido para o seu negócio. 

 

ESTÁTICO

Aqui, o orçamento, depois de planejado, não muda, independente dos resultados da empresa. É vantajoso porque é mais fácil de acompanhar, tem menor tempo de elaboração e incentiva o monitoramento de tendências e desvios pelos gestores. Por outro lado, pode promover certo engessamento nas ações, pois não há espaço para revisões do budget.

 

FLEXÍVEL

Neste caso, mesmo após a aprovação do orçamento, há uma margem para ajustes. A principal vantagem é acompanhar as variações nas vendas, produção e despesas para realizar as mudanças necessárias a fim de se atingir os objetivos propostos inicialmente. Porém este método demanda maior esforço por parte da equipe, pois é preciso analisar com mais cuidado os indicadores e as mudanças do orçamento.

 

CONTÍNUO

Também conhecido como rolling forecast, o orçamento contínuo é revisado com frequência, geralmente, mensal. Desta forma, o budget sempre está atualizado e é mais fácil para entregar as revisões orçamentárias, visto que são feitas várias vezes ao longo do ano. Porém, exige mais tempo e esforço dos gestores para acompanhar e revisar o planejamento.

 

AJUSTADO

Permite que ajustes (forecasts) sejam feitos no planejamento de tempos em tempos, sendo uma vantagem, pois cria espaço para reajustes, tornando o orçamento adequado à realidade da empresa. Mas, assim como em outros exemplos, a desvantagem é o tempo consumido nessas ações.

 

MATRICIAL

É conhecido também como Gestão Matricial de Despesas, no qual o orçamento é elaborado em uma matriz, que cruza os dados de receitas, despesas e investimentos com a utilização pelos centros de custo e unidades. Neste caso, o orçamento torna-se descentralizado, porque há a colaboração dos gestores, que precisam refletir mais sobre a real necessidade de recursos.

 

BASE ZERO

Talvez seja o planejamento que mais demande esforço dos gestores, afinal tudo deve ser analisado e planejado sem levar em conta os dados de anos anteriores, ou seja, o orçamento é feito realmente “do zero”. Mas é vantajoso pois elimina o que não é essencial, visto que tudo é cuidadosamente analisado na construção do planejamento e a alocação de recursos fica mais alinhada às estratégias da empresa – porém é preciso mais treinamento para esta forma de elaboração do budget.

 

Onde elaborar o orçamento? 

É possível elaborá-lo com o apoio de planilhas eletrônicas, porém é preciso cuidado neste caso, pois dependendo do tamanho da empresa, a construção do orçamento pode ficar muito trabalhosa e sujeita a falhas. 

Isso porque com muitas pessoas usando vários arquivos de planilhas, é fácil para que um dado ou uma fórmula seja digitado errado, inviabilizando a confiabilidade nessas informações.

Outra maneira de projetar o orçamento empresarial é através da utilização de softwares específicos para este propósito, que trazem diversas funcionalidades que apoiam não só a construção do budget, como também o acompanhamento dos resultados. 

Estes softwares de gestão orçamentária não fazem somente a projeção de despesas e investimentos, também realizam a projeção do fluxo de caixa, definem indicadores de desempenho, elaboram planos de ação e fazem a análise de performance, através de relatórios completos e dashboards customizáveis, pontos fundamentais para um bom planejamento financeiro.

Por fim, é importante pesquisar entre as opções do mercado aquela que mais se adequa à realidade da empresa, sempre visando o melhor custo-benefício para os negócios.

Assim, mesmo em momentos de crise no mercado, a empresa estará preparada, pois tem total conhecimento de suas finanças, sabendo onde precisa ajustar a estratégia e onde deve investir com mais intensidade.

 

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