Análise de Performance: 6 dicas para realizar na sua empresa

Análise de Performance: 6 dicas para realizar na sua empresa
Publicado em 05/05/2016 - Atualizado em 26/08/2021 | Análise de Dados

É comum traçar metas para atingir os objetivos, pois é uma forma de estabelecer um caminho para conquistar o que se almeja e isso é válido tanto para nossa vida pessoal quanto para as empresas.

Em termos organizacionais, apesar do cumprimento da meta significar um resultado, não quer dizer que ele representará a evolução da empresa como um todo. Quer dizer, apenas o aumento de certos números pode não significar um crescimento geral da empresa. Por isso, para mensurar a performance de uma instituição de forma completa, é preciso analisar diversos fatores para determinar se a mesma está se desenvolvendo como o esperado.

Assim, a análise de performance é uma forma de aferir os índices da empresa, sejam eles financeiros ou não. Às vezes, algumas áreas não estão apresentando o rendimento que deveriam e isso acaba comprometendo o resultado no final de certo período, demandando ações para corrigir a rota.

Por isso, quando se faz a análise de performance, os gestores acompanham o desenvolvimento dos indicadores escolhidos e, assim, podem mensurar melhor os resultados. Algumas práticas podem torná-lo mais eficiente e ágil, por isso separamos 6 dicas para você realizar a análise de performance de uma forma mais completa na sua empresa. 

 

Defina os indicadores de desempenho (KPI)

Para poder mensurar os resultados de forma mais específica e direcionada, é preciso estabelecer indicadores de desempenho ou KPI (Key Performance Indicator). Esses índices, que podem ser financeiros ou não, irão atestar a performance de unidades, centros de custos ou processos.

Ao estabelecer os indicadores mais importantes para a gestão, é possível ter uma tomada de decisão mais assertiva e uma análise de performance mais direcionada. 

Isso porque, muitas vezes, apenas o número de vendas ou produtos em estoque, por exemplo, pode não apresentar a real situação da empresa, oferecendo dados equivocados para análise dos gestores. Assim, os KPIs são um apoio para uma melhor compreensão dos resultados, além de serem acompanhados com mais facilidade.

 

Acompanhe as vendas

As vendas costumam ser a “menina dos olhos” da empresa, afinal, é através delas que deriva grande parte da receita da instituição. Por isso, é muito importante fazer a análise de performance desse setor.

Mas é preciso olhar além de dados como número de vendas e a receita gerada a partir delas apenas. Para uma gestão mais completa, é preciso avaliar quais produtos tiveram mais saída, quais unidades venderam mais, a participação dos representantes nas vendas, ticket médio das compras etc.

Com base nessas informações, os gestores podem visualizar com mais clareza se é necessário investir em alguma região, comprar ou produzir mais determinada mercadoria ou mesmo decidir por finalizar as atividades de certo local.

A avaliação dos resultados sempre deve ser interpretada de maneira estratégica, de modo a extrair o máximo possível de informações que permitam o desenvolvimento da empresa.

 

Analise todas as despesas

Independente do setor de atuação, todas as empresas possuem despesas e custos de operação. Se elas não forem bem avaliadas e controladas, podem reduzir consideravelmente os lucros da instituição.

Por isso, é necessário que os gestores se atentem tanto no planejamento orçamentário das despesas quanto no acompanhamento de sua execução. Todos os custos com materiais, encargos, insumos, tributações, entre outros, devem ser lembrados, para que na hora que a análise de performance for realizada, seja possível aferir se os resultados estão dentro do que foi planejado ou se as coisas estão saindo do curso. 

Existem algumas metodologias que favorecem a redução de despesas, como o GMD, mas também é possível de diminuir os custos através de um orçamento descentralizado, que demanda mais engajamento dos gestores no processo.

 

Projete o fluxo de caixa

Para realizar uma análise de performance mais eficiente, é necessário projetar o fluxo de caixa. Ao realizar o planejamento orçamentário, todas as movimentações financeiras devem ser projetadas, levando em consideração variações tributárias ou inflacionárias, assim como contratações e demissões, manutenção de equipamentos e tantas outras despesas.

Através da projeção de fluxo de caixa, é possível analisar a evolução das entradas e saídas da empresa mês a mês e, desta forma, avaliar o planejado X realizado. Além disso, é possível analisar o que foi liquidado e o que ainda está a vencer, assim como a performance por unidade ou projeto.

Desta forma, ao acompanhar a performance o gestor visualiza com mais facilidade se tudo está de acordo com o projetado, evitando surpresas desagradáveis no final do período, com déficit no orçamento sem tempo de reversão.

 

Acompanhe a DRE

Outra dica para realizar uma análise de performance completa é acompanhar a demonstração de resultado da empresa (DRE). Não basta somente ter os dados expostos se não houver mecanismos para aferi-los e analisá-los.

Através de parâmetros bem estabelecidos e de ferramentas que auxiliam os gestores a apurar os números, é possível visualizá-los através de uma linha do tempo, de um mapa de análise, gráficos e até mesmo inserir comentários. 

Nem sempre os números serão os esperados pelos gestores (positiva ou negativamente), por isso se houver a possibilidade de entender a origem de cada valor da DRE e realizar justificativas que auxiliem no entendimento dos resultados, a gestão ficará muito mais eficiente e transparente, o que é muito importante nos momentos de apresentação dos resultados para a diretoria, busca de investimentos e elaboração as estratégias do negócio.

 

Use o planejamento estratégico a seu favor

A análise de performance indica se a empresa está se desenvolvendo de acordo com as estratégias estabelecidas. Caso os gestores identifiquem que alguns pontos podem ser melhorados, devem aproveitar as metodologias estratégicas disponíveis para correção e ajustes dos números.

Como exemplos, podemos citar os planos de ação, que são elaborados para resolver situações pontuais, dentro de determinado prazo e com responsáveis bem definidos. O Diagrama de Ishikawa e a análise PDCA também dão suporte na identificação de problemas e melhoria contínua de processos.

A projeção de cenários e os mapas estratégicos complementam o leque de opções, trazendo mais clareza para os gestores caso situações adversas aconteçam durante o ano.

 

Ferramentas são aliadas poderosas

Se você já realiza a análise de performance na sua empresa, sabe bem dos resultados positivos que ela traz para instituição. Os gestores sentem mais segurança na hora da tomada de decisão e os resultados são mensurados mais assertivamente.

Muitas empresas tentam acompanhar seus resultados através de planilhas eletrônicas, o que nem sempre é eficaz, pois é necessário realizar a consolidação dos dados entre setores e unidades, que nem sempre estão no mesmo formato, tornando o processo mais lento.

Além disso, a chance de erros de digitação ou nas fórmulas é grande e aumenta com o número de pessoas que têm acesso aos documentos. Se ocorrer um erro, fica muito difícil identificar onde está para corrigir.

Por isso, existem ferramentas específicas no mercado, para quem deseja realizar não só a análise de performance, como também o planejamento orçamentário da empresa. São softwares com tecnologia de ponta, desenvolvidos por especialistas em gestão orçamentária, apresentando alta performance e que auxiliam gestores a ter controle das finanças da instituição através do planejamento financeiro e análise de performance. 

Esses sistemas também permitem o acompanhamento do planejamento estratégico, tornando a gestão ainda mais eficiente, além de reduzir em até 4 vezes o tempo de planejamento. Vale a pena pesquisar e encontrar o que melhor se encaixa às necessidades da sua empresa.

 

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