Controle de budget: 5 Dicas para manter o orçamento empresarial

Controle de budget: 5 Dicas para manter o orçamento empresarial
01/11/2016 | Planejamento Orçamentário

Controlar as finanças não é uma tarefa fácil. Se no dia a dia é complicado gerir despesas pessoais, imagina para um gestor financeiro de uma grande empresa. Com certeza é um desafio manter uma gestão orçamentária adequada às necessidades da instituição, sem realizar cortes ou enxugar gastos.

No entanto, é possível. A palavra-chave é planejamento financeiro. Ao realizar a projeção orçamentária, a empresa planeja despesas e custos, desenvolvendo o orçamento empresarial por projeção de histórico ou OBZ, realizando a análise de DRE para ajustar o budget às estratégias traçadas. 

A grande pergunta é: Como desenvolver o planejamento orçamentário da empresa de forma assertiva para o controle do budget? Nesse artigo, vamos listar 5 dicas essenciais para ajustar o orçamento. 

Planejamento de RH

Se a meta é reduzir as despesas e manter as finanças sob controle, dê uma atenção especial à folha de pagamento. Ela é responsável por até 80% das despesas de uma empresa e também precisa ser minuciosamente planejada.

Muitas empresas realizam admissões quando a economia está aquecida e demissões quando há recessão. No entanto, as duas ações geram custos expressivos, que quando coincidem com outras despesas comuns ao setor, desestruturam o caixa da instituição ao ponto de levá-la à bancarrota.

Portanto, é essencial planejar o fluxo de colaboradores, assim como dissídio coletivo, 13º salário, bonificações, horas extras, encargos, realizando a projeção da folha de pagamento para evitar surpresas desagradáveis ao longo do período. 

Planejamento de vendas

Em contrapartida, as vendas costumam ser as maiores responsáveis pelo faturamento da empresa e, portanto, muito importantes. Não adianta somente determinar as metas, sem planejar os investimentos e a gestão de unidades e centros de custo. Alinhar as metas dos vendedores às expectativas da diretoria, separando por região, pontos de venda, entre outros, também é de suma importância.

Profissionais de controladoria e gestão realizam a projeção de vendas a fim de determinar quais lojas ou filiais necessitam de reparos, qual local não está desenvolvendo conforme o esperado e precisa ser fechado, assim como a abertura de novos pontos. E também planejam quais produtos continuarão em linha, quais devem ser retirados ou aqueles que precisam ser trabalhados. 

Projeção de cenários

Um recurso muito utilizado por profissionais de gestão financeira é a projeção de cenários, para prever possíveis mudanças que podem impactar diretamente no planejamento estratégico da empresa, alterando o orçamento que foi estipulado.

Nesse caso, o gestor faz a projeção de custos, despesas e investimentos de acordo com essa possível realidade, ajustando os valores para que o fluxo de caixa não sofra danos que podem comprometer as finanças da instituição. 

Análise de performance

Não adianta planejar e não monitorar o planejado X realizado, para verificar se tudo está caminhando conforme o determinado. Para isso, muitos gestores estabelecem indicadores de desempenho para definir parâmetros quantitativos que demonstrem os resultados de forma assertiva.

Além disso, ao revisar o orçamento, é possível realizar forecast se for identificado que o realizado não está de acordo com aquilo que foi planejado e então, realizar alterações para que o budget fique ajustado ao que foi definido a princípio. 

Software de gestão orçamentária

Essa dica talvez seja a mais importante entre todas as citadas nesse artigo, visto que softwares de gestão orçamentária auxiliam empresas a realizar todos os recursos citados acima, de forma otimizada.

Tais ferramentas possuem funcionalidades específicas para uma gestão financeira mais ágil, segura e eficiente, já que automatizam o processo orçamentário, proporcionando uma tomada de decisão eficaz. Toda a movimentação fica registrada no sistema e o administrador pode definir os usuários autorizados a utilizar o aplicativo, determinando horários, dispositivos e a visibilidade que cada um terá do planejamento estratégico.

Há modelos com armazenamento na nuvem, que garantem mobilidade ao gestor que pode acessar os dados de qualquer lugar, com backup de alta disponibilidade e interatividade com a equipe. Tudo em uma só ferramenta. Há a possibilidade de exportar os dados e de utilizar as informações em outros sistemas de apoio por meio de webservice.

Com essas dicas essenciais, é possível manter o budget ajustado com muito mais efetividade e com excelentes resultados.

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