O período do final e do início do ano costuma ser bastante movimentado nas empresas, principalmente para a área de controladoria. Isso porque é nessa época que o fechamento dos resultados precisa ser realizado. E esse processo é de extrema importância, pois além de obrigatório, permite consolidar tudo que foi feito ao longo dos meses e serve para a elaboração de uma estratégia eficaz para a gestão orçamentária, bem como o crescimento corporativo.
Portanto, a fim de facilitar esses processos, algumas práticas aliadas à tecnologia podem deixar a atividade mais rápida e eficiente. Nesse sentido, há quem opte por fazer o controle da empresa por meio de planilhas, mas o tempo que isso leva pode gerar atrasos, sem contar o trabalho.
Em contrapartida, um software de gestão orçamentária pode ser um diferencial para o momento. Com ele, é possível chegar ao período de fechamento com todos os dados necessários já organizados, além de facilitar a comparação com os resultados do ano anterior e ter uma visão geral dos ganhos da empresa.
Então, a fim de facilitar seus processos em relação ao fechamento de 2020, separamos algumas dicas para deixar esta atividade mais rápida e eficaz. E, caso sua empresa ainda não conte com um software desenvolvido para otimizar seu planejamento financeiro, leia o artigo “O que avaliar na busca por um software de Gestão Orçamentária?”. Assim, você começa 2021 de uma forma diferente e com um bom acompanhamento mensal.
O primeiro passo para conseguir fechar o ano fiscal sem grandes dificuldades é organizar sua escrituração contábil. As empresas que descuidam dessa premissa costumam enfrentar dificuldades na atividade.
Lembre-se, então, que um bom acompanhamento dos dados gerados mês a mês é o que dá as informações confiáveis e organizadas para a elaboração do fechamento anual. Além disso, uma maneira de fazer esta tarefa de forma prática e simplificada é por meio de relatórios e gráficos, que auxiliam bastante na análise e apresentação das informações.
Do mesmo modo, dividir as informações contábeis em categorias também facilita tanto na distribuição dos dados quanto na análise dos resultados para o fechamento. Por exemplo, você pode separar estas informações em:
É interessante também manter estes resultados sempre acessíveis aos outros gestores e controllers da empresa. Para isso, uma forma de deixar as informações compartilhadas e seguras é guardando-as na nuvem. Desse modo, as alterações são atualizadas em tempo real para todos e evita-se que documentos se percam nas memórias dos computadores.
É essencial que você também tenha em mãos os dados atualizados e ordenados dos saldos financeiros da empresa ao longo do ano. Afinal, a partir deles é possível calcular o lucro obtido e começar a pensar em novas estratégias.
Se não há organização e controle nos saldos, o processo de fechamento anual acaba sendo desgastante, pois será necessário levantar todas as informações neste momento. Com isso, a interpretação e o detalhamento podem ser muito mais difíceis.
Ou seja, ao já ter em mãos os dados financeiros do ano e os valores de unidades e centros de custos específicos, é possível projetar orçamentos para os próximos períodos e construir um plano de ação baseado em informações assertivas e confiáveis.
Como já explicamos, realizar o fechamento do ano fiscal com informações confiáveis é essencial para que o gestor possa verificar e analisar a viabilidade do negócio no próximo ano. Então, com os relatórios em mãos – apontando elementos organizados por categoria e comparados com as metas mensais, semestrais ou anuais –, é possível observar com precisão a saúde financeira da empresa e verificar se o negócio realmente está gerando lucro.
Dessa forma, separe seu plano de ação para o próximo ano a partir dos dados extraídos dos documentos. Uma dica é que as estratégias sigam as seguintes etapas:
Por fim, vimos como a tecnologia traz avanços para a controladoria como um todo. Pois, com a automação e a informatização dos meios de entrega das obrigações acessórias, o processo de controle passa a ser muito mais facilitado. Assim, o levantamento de dados quantitativos e qualitativos da empresa é acelerado, desde o índice de vendas até os processos de Recursos Humanos.
Você, então, poderá realizar o fechamento do ano com muito mais segurança, evitando problemas e garantindo que as novas estratégias estejam baseadas em dados quantitativos corretos e objetivos, influenciando na assertividade dos novos planos de ação. Mas lembre-se de manter os relatórios mensais em dia para que possa mensurar as informações corretamente no fechamento anual.
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