Será que é hora de aposentar as planilhas?

Será que é hora de aposentar as planilhas?
Publicado em 06/11/2020 - Atualizado em 16/04/2021 | Planejamento Orçamentário

Presente em empresas de todos os tamanhos, as planilhas eletrônicas são, provavelmente, a maneira mais comum de gerir dados. Porém é importante estar atento ao uso delas, porque embora sejam úteis, largamente difundidas e acessíveis, as planilhas apresentam algumas limitações que podem incidir em extravio de informações ou mesmo em prejuízos para a sua empresa.

Planilhas têm uma extensa gama de funções, mas também têm entraves. Há algum tempo publicamos aqui a estimativa de que entre 20% e 40% de todas as planilhas utilizadas em controles financeiros por empresas do mundo todo têm algum tipo de erro. E basta uma vírgula digitada na casa decimal errada, por exemplo, para gerar um grande prejuízo no planejamento orçamentário

 

Erro em planilha tem repercussão mundial na pandemia de coronavírus

Recentemente, um caso de falha envolvendo um dos mais tradicionais softwares de planilha eletrônica teve repercussão mundial. Como resultado, houve uma perda de 16 mil registros e isso acarretou em subnotificação nos números da Covid-19 no Reino Unido. 

Casos como esse ocorrem principalmente porque o limite de linhas para entradas de dados dificulta a gestão de longas séries históricas de informação. Nesse sentido, a incompatibilidade entre versões impossibilita a integração entre arquivos e pode causar a perda de registros.

Portanto, podemos afirmar que as planilhas tornaram-se ferramentas indispensáveis na gestão de empresas, mas para não correr riscos desnecessários, é importante considerar adotar também outros meios de controle. Um software de planejamento financeiro, por exemplo, pode eliminar falhas nos processos de planejamento e controle orçamentário, resguardando a saúde financeira da empresa. 

Além disso, atualizar planilhas diariamente é uma atividade enfadonha e que toma muito tempo do colaborador. Isso afeta negativamente a produtividade da equipe e atrapalha o desenvolvimento do negócio. 

 

Invista em mais segurança para a sua empresa

Levando em conta que a segurança da informação é uma preocupação crescente em todo o mundo, dados em planilhas podem ser acidentalmente apagados, alterados ou irremediavelmente perdidos — no caso de dano ao equipamento, por exemplo. Isso pode resultar em atraso de pagamentos a fornecedores e até mesmo em problemas fiscais.

O uso de software para planejamento financeiro oferece total segurança às informações financeiras da sua empresa por meio de criptografia. O armazenamento em nuvem tem capacidade ilimitada e permite que os dados sejam acessados de qualquer lugar. 

A consolidação automática dos dados economiza um precioso tempo, que pode ser empregado na análise e na implementação de soluções. Ademais, os dashboards possibilitam o acompanhamento de métricas em tempo real.

Para finalizar, é importante reforçar que as planilhas continuam de grande utilidade no dia a dia das organizações, porém seu uso não é indicado em todas as situações. Convém aos gestores avaliarem a melhor maneira de utilizá-las, sem esquecer que um software automatizado com certeza tornará a rotina de gestão de todas as áreas da empresa mais organizada, prática, assertiva e eficiente, além de completamente segura. 

 

Leia Também

A importância dos relatórios gerenciais para empresas de capital aberto

05/10/2021

A importância dos relatórios gerenciais para empresas de capital aberto

Todas as empresas de capital aberto devem apresentar relatórios gerenciais em períodos trimestral e anual. Essa exigência torna os resultados mais transparentes e acessíveis, além de prevenir ações fraudulentas na bolsa. [Leia mais]

Gestão empresarial e impostos: como reduzir a burocracia com a automação

10/09/2021

Gestão empresarial e impostos: como reduzir a burocracia com a automação

O Brasil é o país que mais gasta tempo com atividades relacionadas a impostos. Um bom planejamento nesta área deve considerar tributos federais, estaduais e municipais, impostos e taxas, entre outros valores que os gestores têm que estar atentos e que compõem uma gestão orçamentária eficiente. [Leia mais]

5 motivos para migrar planilhas para um software de planejamento estratégico

31/08/2021

5 motivos para migrar planilhas para um software de planejamento estratégico

Estima-se que entre 20% e 40% das planilhas usadas por organizações ao redor do mundo para controle financeiro possuem algum tipo de falha. Basta um erro de digitação na fórmula para comprometer os resultados do planejamento estratégico e causar prejuízos. [Leia mais]

Sobre a Allstrategy

A AllStrategy possui uma vasta experiência em transformar a gestão orçamentária de diversas empresas. No blog, reunimos o melhor conteúdo, com artigos exclusivos, que farão parte do seu dia a dia.