Toda empresa planeja e executa projetos em diversas áreas, porém se não houver responsáveis, prazos e etapas bem definidas, os objetivos podem não ser alcançados como o esperado. Para garantir que tudo esteja dentro da meta, muitos gestores utilizam planos de ação na empresa, inclusive para correção de indicadores ou valores importantes para a gestão.
Neste artigo, detalharemos alguns benefícios de adotar essa estratégia na sua gestão orçamentária.
Uma das vantagens dos planos de ação diz respeito à facilidade de visualizar as etapas e atividades necessárias dentro de um projeto. Com a definição do objetivo, o plano auxilia a identificar os responsáveis por cada etapa, seus respectivos prazos e os recursos necessários para alcançá-lo.
Com a clareza de quem é o responsável por determinada atividade e as informações mais importantes da etapa, a gestão consegue ter uma melhor visualização do cronograma de acordo com as atribuições de cada um. Assim, caso uma entrega atrase por qualquer motivo, o gestor facilmente avalia o que isso causará no planejamento estratégico.
Apesar da gestão orçamentária trabalhar constantemente para manter o orçamento de acordo com o planejado, situações adversas acontecem. Desde a mudança no preço de matéria-prima até alterações na legislação, por exemplo; há vários fatores que podem afetar o financeiro da organização e causar um desvio de rota.
A elaboração de planos de ação evita que a gestão não atinja os objetivos propostos. Além de sustentar as atividades com um planejamento detalhado, esses planos funcionam como manual de procedimentos e trazem mais segurança para os gestores, que podem contar com isso para direcionar suas estratégias.
Uma das vantagens de utilizar planos de ação aliados ao planejamento orçamentário é a previsibilidade. Pois, não há como controlar o que acontece fora da empresa – por vezes, nem mesmo internamente há esse controle em totalidade.
Então, um plano atrelado ao planejamento orçamentário permite que o gestor acompanhe de perto seus números, bem como seus impactos no caixa da empresa. A gestão estará mais atenta para corrigir o que não estiver de acordo com o planejado e tomar decisões mais seguras.
Definir atividades, prazos, recursos e responsáveis por cada objetivo e etapa demanda tempo e dedicação dos gestores. São muitas informações que precisam ser constantemente atualizadas e que podem dificultar a visualização de resultados e alinhamento de expectativas, ainda mais se as ações impactarem diretamente outras áreas ou o orçamento da empresa.
No entanto, todas essas atividades citadas são imprescindíveis e, cada vez mais, torna-se impraticável conduzi-las e acompanhá-las por meio de planilhas ou relatórios manuais, pois o processo fica moroso, dificulta o compartilhamento das ações e fica suscetível a erros.
Por isso, softwares de gestão orçamentária também podem ter integrados um módulo para os planos de ação, automatizando o processo e possibilitando que o andamento das estratégias definidas seja acompanhado em tempo real.
No Software Plano, não há necessidade de atrelar um plano de ação ao planejamento obrigatoriamente. O mesmo pode estar relacionado aos objetivos estratégicos ou indicadores, por exemplo.
Dessa forma, além aumentar a produtividade de toda a equipe, também contribui com mais liberdade para a gestão definir quais planos de ação atendem às necessidades da organização em cada momento.
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