Planejado X Realizado: Saiba como otimizar a gestão da sua empresa

10/05/2016 | Planejamento Orçamentário

Expectativa é igual frustração. Com certeza quem inventou essa frase não conhece os benefícios do planejamento. Quando as coisas são arquitetadas com antecedência, levando em consideração vários fatores que podem comprometer todo o processo, fica muito mais difícil sair alguma coisa errada.

Se é assim na vida, imagina em uma empresa. Não é à toa que os gestores se antecipam ao máximo para fazer o planejamento semestral, anual e até mesmo bienal ou trienal. Assim, é possível ter a visão de como o fluxo de caixa irá se comportar naquele período.

Porém, nem tudo que é planejado se transforma em realizado. Por isso, é importante se manter atento e mensurar os indicadores de desempenho, observando se os mesmos estão saindo do que foi traçado a princípio.

Veja como é possível otimizar ainda mais a gestão da empresa através da comparação do planejado X realizado. 

Faça um planejamento completo

Pode parecer clichê quando falamos em fazer um planejamento completo, já que isso é o que todos procuram fazer. Só que tem detalhes importantes que muitas vezes são esquecidos na hora de planejar o orçamento da empresa e, portanto, comprometem o resultado final.

Quando se fala em planejamento orçamentário, é comum pensar imediatamente nas despesas com matéria prima, insumos, equipamentos e uma infinidade de gastos que são previstos para o ano. Porém, se não for realizado uma projeção de encargos, variações inflacionárias e outras variantes, o planejamento vai ficar defasado.

Da mesma forma, a ideia se aplica a folha de pagamento. As despesas com pessoal costumam representar boa parte dos gastos que empresa têm anualmente e se a mesma não for bem planejada, as contas não irão fechar no final do ano. É importante projetar, além das despesas salariais, os custos anuais como dissídio coletivo, férias, 13º salário, bonificações, horas extras e etc. Planejamento de RH é fundamental. 

Planejado X Realizado

Não adianta fazer um planejamento completo e detalhado, para depois simplesmente deixa-lo a “Deus dará”. É preciso acompanhar de perto a evolução dos indicadores de desempenho, para poder realizar os ajustes necessários.

Um recurso muito utilizado pelos gestores para fazer o acompanhamento do planejado X realizado, é o forecast. Essa palavra em inglês, que ao ser traduzida ao português significa “previsão”, nada mais é que a revisão do que foi planejado em comparação do que está sendo realizado. Se o orçamento anual da empresa está X, mas nos três primeiros meses já foi possível atestar que esse valor não vai ser atingido no final do período, é possível realizar ajustes no que foi orçado nos meses a seguir, para manter o número X acordado a princípio.

Como visualizar o P x R na sua empresa com alta performance?

Existem várias formas de realizar o acompanhamento do planejado comparado ao realizado. Por planilhas é a forma mais usual, porém muitas vezes demorada e sujeita a falhas que podem passar desapercebidas. No mercado, há boas opções de softwares de gestão orçamentária que proporcionam, além do planejamento dos recursos destinados às unidades, centros de custos e/ou projetos, o acompanhamento dos indicadores de desempenho através de uma linha do tempo, análise de performance, relatórios customizáveis e um dashboard com gráficos amigáveis, adaptáveis, que podem ser visualizados em tempo real.

Todas ferramentas que os gestores puderem usufruir para desenvolver o planejamento financeiro e então poder mensurar a sua evolução com grande visibilidade dos dados, transparência e confiabilidade no compartilhamento da informação, é melhor para o desempenho financeiro da empresa.

Além disso, alguns desses softwares ainda oferecem a possibilidade de fazer auditoria nos dados financeiros para apurar de onde estão vindo os maiores gastos ou possíveis desvios, para assim corrigi-los. Também pode-se fazer justificativas de despesas, exportação e importação de dados e projeção de cenários. Para escolher a opção que mais se encaixa às necessidades da sua empresa, é só pesquisar na internet. 

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