Planejado X Realizado: Saiba como otimizar a gestão da sua empresa

Publicado em 10/05/2016 - Atualizado em 29/06/2021 | Planejamento Orçamentário

Talvez você já tenha ouvido falar que ter expectativas é igual a se frustrar. Mas quem inventou essa frase não deveria conhecer os benefícios do planejamento, porque quando as coisas são pensadas com antecedência, levando em consideração vários fatores que podem comprometer todo o processo, fica mais difícil alguma coisa sair errada.

Se é assim na vida, imagina em uma empresa. Não é à toa que os gestores se antecipam ao máximo para fazer planejamentos semestrais, anuais e até mesmo bienais ou trienais. Assim, é possível projetar como o fluxo de caixa irá se comportar naquele período.

Porém, nem tudo que é planejado se transforma em realidade. Por isso, é importante estar atento aos resultados e mensurar os indicadores de desempenho mais relevantes para o negócio, observando se estão de acordo com o que foi traçado a princípio.

Esta análise é chamada de Planejado x Realizado ou Orçado x Realizado e é possível otimizar ainda mais a gestão da empresa através da comparação destas informações.

 

Faça um planejamento completo

Sempre comentamos aqui da importância de se realizar o planejamento orçamentário. Mas não basta apenas elaborá-lo, é preciso se atentar a alguns detalhes importantes que muitas vezes são esquecidos pelos gestores e, portanto, comprometem o resultado.

Quando se fala em planejamento orçamentário, é comum pensar imediatamente nas despesas com matéria-prima, insumos, equipamentos, pessoal e uma infinidade de gastos que são previstos para o ano. Porém, também é preciso considerar os encargos, variações inflacionárias e outros aspectos que podem se alterar ao longo do período, para o planejamento não ficar defasado ou impactado negativamente.

O mesmo se aplica à folha de pagamento. As despesas com pessoal costumam representar boa parte dos gastos que uma empresa tem anualmente e se o RH não for bem planejado, as contas não irão fechar. É importante projetar, além das despesas salariais, os custos anuais como dissídio coletivo, férias, 13º salário, bonificações, horas extras etc. Planejamento de RH é fundamental. 

 

Visualize a performance continuamente

Agora que já avaliamos a necessidade de pensar no panorama geral da empresa na hora de planejar o período, é hora de falarmos sobre o acompanhamento da performance. 

Cada segmento de mercado possui indicadores específicos que orientam os gestores quanto ao andamento dos negócios. No caso de instituições de ensino pode ser a taxa de evasão, no varejo pode ser o turnover, para empresas de saúde, a sinistralidade e por aí vai.

Os dados obtidos a partir da análise destes indicadores mostram aos gestores se os resultados estão dentro do esperado ou não. Caso algo esteja em desacordo com as metas, é possível criar planos de ação para ajustar os valores de modo a não prejudicar o objetivo final.

Além disso, outro recurso muito utilizado pelos gestores para fazer o acompanhamento do planejado X realizado, é o forecast, termo em inglês que significa “previsão” e nada mais é do que a revisão do que foi planejado em comparação do que está sendo realizado. 

Se o orçamento anual da empresa está X, mas nos três primeiros meses já foi possível atestar que esse valor não vai ser atingido no final do período, é possível realizar ajustes no que foi orçado nos meses a seguir, para manter o número X acordado a princípio.

Quanto melhor for a análise do orçado x realizado, melhor será a tomada de decisão dos gestores, que conseguirão visualizar com mais clareza a situação da empresa e o que pode ser feito para reverter quaisquer quadros.

 

Como visualizar o P x R na sua empresa com alta performance?

Existem várias formas de realizar o acompanhamento da performance. Por planilhas é a forma mais usual, porém muitas vezes demorada e sujeita a falhas que podem passar despercebidas. Uma fórmula errada ou um número alocado no campo indevido pode trazer prejuízos para a gestão, além de ser difícil identificar onde está o erro para consertar.

Mas a boa notícia é que no mercado existem opções de softwares de gestão orçamentária que proporcionam, além do planejamento dos recursos destinados às unidades, centros de custos e/ou projetos, o acompanhamento dos indicadores de desempenho através de uma linha do tempo, bem como análise de performance, relatórios customizáveis e um dashboard com gráficos amigáveis, adaptáveis, que podem ser visualizados em tempo real.

Todas as ferramentas que os gestores puderem usufruir para desenvolver o planejamento financeiro e então mensurar sua evolução com grande visibilidade dos dados, transparência e confiabilidade no compartilhamento da informação acrescentarão para um melhor desempenho financeiro da empresa.

Além disso, alguns desses softwares ainda oferecem a possibilidade de fazer auditoria nos dados financeiros para apurar de onde estão vindo os maiores gastos ou possíveis desvios, para assim corrigi-los. Também pode-se fazer justificativas de despesas, exportação e importação de dados e projeção de cenários. 

Para escolher a opção que mais se encaixa às necessidades da sua empresa, basta pesquisar e analisar o que mais lhe atenderá.

 

Leia Também