Não importa se é de pequeno ou grande porte, todas as empresas são adeptas às planilhas eletrônicas. Seja para elaborar relatórios ou acompanhar o planejamento financeiro, elas são uma ferramenta indispensável no dia a dia dos gestores. Embora seu uso seja aplicável para as mais diversas funcionalidades, as planilhas têm suas limitações e estão suscetíveis a erros.

Estima-se que entre 20% e 40% das planilhas usadas por organizações ao redor do mundo para controle financeiro possuem algum tipo de falha. Basta um erro de digitação na fórmula para comprometer os resultados do planejamento estratégico e causar prejuízos.

A seguir, vamos listar 5 motivos que você deve considerar para migrar das planilhas eletrônicas para um software de planejamento estratégico.

1. Planejamento descomplicado

Um software torna o processo de elaborar um planejamento muito mais simples, já que os gestores não terão a necessidade de padronizar diferentes modelos de planilhas para o mesmo propósito. Além disso, a supervisão do planejado x realizado torna-se mais ágil com relatórios personalizados e informações centralizadas em um só sistema.

2. Acompanhamento mais eficiente

A maioria dos softwares conta com recursos como dashboard interativo e atualizações em tempo real. Dessa forma, as informações podem ser facilmente visualizadas e interpretadas, tornando a tomada de decisões mais eficiente. Como o acompanhamento dos dados fica mais ágil, o planejamento fica mais eficiente sem exigir um trabalho manual de análise e interpretação de dados – o que demanda mais tempo e esforços dos gestores.

3. Transparência e segurança em todos os níveis da organização

Com um software de planejamento estratégico, todas as informações necessárias para a execução e acompanhamento da gestão orçamentária estão centralizadas e com fácil acesso. Isso proporciona mais transparência e segurança entre os setores — independente da hierarquia — e resulta em estratégias mais assertivas, já que auxilia a integrar as diferentes áreas da empresa e fornece uma visão abrangente dos objetivos propostos.

4. Processos e colaboradores mais produtivos

Imagine que sua equipe precisa analisar vários modelos de planilhas eletrônicas para avaliar os resultados da gestão orçamentária, e identificar pontos de otimização de recursos. Diferentes formatações podem solicitar mais tempo do que o necessário, fazendo o processo ser ainda mais longo para garantir que os resultados estejam corretos. Ao utilizar um software, essa tarefa ganha agilidade e deixa a rotina dos colaboradores mais produtiva ao direcionarem suas energias para análises mais completas.

5. Informações históricas da organização

Consultar resultados anteriores pode ser um desafio e tanto com planilhas eletrônicas. O grande volume de informações e limite de linhas para entradas – por exemplo, fazem com que a gestão de longas séries históricas fique comprometida. Um software para planejamento estratégico permite que os dados da empresa fiquem mais acessíveis com a consolidação automática de dados, e elimina o risco de perdas caso alguma falha aconteça.

É claro que as planilhas eletrônicas proporcionam controle e certa facilidade, no entanto, o uso de um software traz resultados ainda mais positivos para a gestão, planejamento e o dia a dia dos gestores. Análises mais ricas e confiáveis podem otimizar recursos e gerar ganhos para a empresa.

Ainda está em dúvida se está na hora da sua empresa deixar as planilhas eletrônicas de lado?

Indicamos o artigo “Será que é hora de aposentar as planilhas?” e saiba mais benefícios que o uso de um software para planejamento estratégico pode trazer para o seu negócio.