Gestão empresarial: Os maiores riscos do uso de planilhas no controle das finanças

Gestão empresarial: Os maiores riscos do uso de planilhas no controle das finanças
Publicado em 01/02/2018 - Atualizado em 25/05/2020 | Gestão

Estima-se que entre 20% e 40% de todas as planilhas utilizadas em controles financeiros, por empresas do mundo todo, contenham algum tipo de erro. Auditorias realizadas por empresas como Price-Waterhouse, Coopers and Lybrand e KMPG chegaram a encontrar até 100% de erros em planilhas do Excel. Por se tratar de grandes orçamentos e muitas operações matemáticas, esses erros poderiam ter causado prejuízos de milhões de dólares. 

Problemas com inserção de dados e erros na digitação de fórmulas são apenas alguns dos problemas que as empresas têm enfrentado com o uso de planilhas para realizar seu planejamento financeiro. Vamos conhecer os maiores problemas do uso de planilhas, comparando com o uso de softwares de gestão financeira. 

Dificuldades para realizar auditorias e conferências

A maioria dos dados citados no início deste artigo foram encontrados após inspeção manual dos consultores em todas as planilhas auditadas. Isso quer dizer que muitos erros passaram despercebidos. A dificuldade de encontrar erros nas planilhas é um dos seus maiores pontos fracos. É preciso verificar, célula a célula, se os dados foram digitados (ou copiados e colados) corretamente da fonte, e conferir se as fórmulas estão certas. E a complexidade aumenta quando há planilhas interligadas, ou links para referências externas.

Barreiras à velocidade do negócio

Você conhece alguma empresa que tenha desenvolvido um guia de estilos e de padronização para suas planilhas de controle financeiro? Acaba que cada uma fica de um jeito, montada e estruturada por membros diferentes e, com isso, sujeita a falhas. A falta de padronização engessa o processo de orçamento colaborativo, trazendo lentidão para o departamento de finanças. A dificuldade não só para inserir os dados, mas para gerar relatórios e interpretar as informações, contribui para reduzir o tempo de resposta da empresa às mudanças. 

Problemas com os arquivos

Quem nunca recebeu um aviso do Excel sobre planilhas em conflito? Edições não salvas, linhas excluídas por descuido e nomes de arquivo fora de padrão são apenas alguns dos incontáveis problemas da gestão dos arquivos no computador. Em empresas com centenas de computadores, esses problemas tendem a se multiplicar. Pelo menos uma vez por ano há uma nova versão dos softwares para atualizar, o que pode contribuir para conflitos de versão e problemas com formatos de arquivos.

Quando a empresa usa um software de gestão financeira na nuvem, as versões são atualizadas direto no servidor, evitando problemas de compatibilidade. Independentemente do sistema operacional ou da versão dos aplicativos, se o usuário conseguir acesso à internet, terá acesso também ao sistema de gestão e a todas as informações cadastradas. 

A solução está na tecnologia

Pra evitar tais transtornos com planilhas, muitas empresas estão importando seus dados para softwares de gestão orçamentária, para desta forma desenvolver o planejamento financeiro da instituição de forma mais segura. Tem muita gente que não quer desapegar das planilhas por já estar adaptado com o formato das mesmas. Porém, há aplicativos de gestão orçamentária que possuem o mesmo layout e com muito mais funcionalidades, proporcionando uma série de vantagens para a empresa.

Além de desenvolver o planejamento com uma maior segurança de dados, já que alguns possuem tecnologia na nuvem, backup automático e acesso restrito aos usuários, também é possível fazer análise de performance, customizar relatórios e ter um dashboard com gráficos a escolha do administrador da conta.

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