Você lembra do ICQ? Quando lançou, a ferramenta que possibilitava o chat com pessoas do mundo todo, era uma febre. Depois, este foi substituído pelo MSN, que foi extinto com a chegada do Facebook e hoje em dia, o aplicativo mais querido pelos brasileiros é o WhatsApp.
Pode ser que o WhatsApp seja substituído por um novo aplicativo, visto que a tecnologia está em constante evolução, aperfeiçoando funcionalidades e criando outros recursos que acabam se tornando indispensáveis aos cidadãos da era moderna.
No ambiente corporativo não é diferente. Anualmente, soluções tecnológicas são desenvolvidas para otimizar a gestão empresarial de instituições dos mais diversos segmentos. Para realizar a projeção orçamentária, existem ferramentas específicas para desenvolver o planejamento financeiro de modo muito mais assertivo e eficiente.
Imagine a responsabilidade que é determinar o orçamento anual para uma grande empresa. Estabelecer metas para determinado período, apontar o quanto se irá investir, o número de contratações ou demissões, se irá expandir ou não os negócios. Imaginou? Essa é a realidade de profissionais de controladoria e gestão, gerentes financeiros, controllers, entre outros gestores.
O planejamento orçamentário pode levar meses para ser concluído. E quanto mais minucioso ele for, mais assertivo será. Porém, dependendo das ferramentas que os responsáveis usarem no processo orçamentário, o planejamento econômico pode se tornar ainda mais demorado, falho e ineficaz.
Vamos exemplificar a questão: Celso é diretor financeiro de uma fábrica de tintas, com diversos centros de custos e unidades. Para determinar o orçamento anual, alinhado com as expectativas da diretoria, Celso faz a análise de DRE, a projeção de fluxo de caixa de acordo com o planejamento de RH previamente realizado, com a projeção de volumes e custos, que identificou as despesas gerais da empresa, com o planejamento de vendas e assim por diante.
Celso desenvolveu todo o planejamento financeiro em planilhas, que são compartilhadas entre membros estratégicos da sua equipe, que as alimentam e manuseiam conforme a necessidade. Da mesma forma, relatórios são gerados para monitorar o planejado X realizado, para que Celso possa tomar decisões acertadas.
No entanto, uma fórmula especifica em uma das planilhas parou de funcionar, comprometendo todo o processo. Celso, que já tinha identificado um erro de preenchimento em uma das células, demorou para diagnosticar esse outro problema, fazendo com que o planejamento estratégico da empresa ficasse defasado. Falhas desse tipo, entre outras, podem ocorrer quando se trabalha com planilhas.
Pensando em facilitar a vida de gestores financeiros e ainda deixar todo o processo muito mais seguro e assertivo, algumas empresas desenvolveram softwares de gestão orçamentária capazes de concentrar todos os esforços em uma só ferramenta.
Além de realizar os recursos citados no exemplo do Celso, tais aplicativos realizam projeções de cenários, análise de performance, planos de ação e determinam indicadores de desempenho, além de forecast, projeção de folha de pagamento, planejamento de investimentos, entre outras funcionalidades.
Toda a movimentação é registrada e autorizada pelo administrador, que pode até definir os horários de acesso e o que pode ou não ser acessado. O software possui backup de alta disponibilidade, o que evita a perda de dados e ainda possui relatórios de fácil visualização e dashboards com gráficos à escolha do usuário, atualizados em tempo real.
Além disso, há aplicativos de gestão orçamentária com armazenamento na nuvem, fazendo com que o gestor possa acessar seus dados de qualquer lugar com internet e ainda há modelos que funcionam como SaaS, que proporcionam um custo-benefício surpreendente ao contratante. É um investimento que vale a pena, pois traz resultados palpáveis aos clientes, fazendo com que os gestores possam implementar, por exemplo, a governança corporativa, visto que as finanças ficam muito mais transparentes e controladas.
Bom, não é mesmo? Pesquise mais sobre o assunto aqui no blog e tire todas as suas dúvidas.
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