Como o ciclo PDCA pode potencializar o seu planejamento estratégico

Como o ciclo PDCA pode potencializar o seu planejamento estratégico
Publicado em 27/07/2021 - Atualizado em 29/03/2022 | Estratégia

O ciclo PDCA é uma ferramenta de controle de qualidade que tem como objetivo melhorar continuamente os processos e produtos, seja qual for a área de aplicação. O modelo se popularizou na década de 1950, graças ao professor americano William Edwards Deming, considerado o “pai” do controle de qualidade nos processos produtivos. 

A metodologia é utilizada até hoje para resolver algum problema identificado na empresa. Por isso, ao aplicá-la em seu planejamento estratégico, os gestores passam a ter uma visão geral da situação e já identificam quais medidas devem ser tomadas. A partir disso, podem elaborar planos de ação que ajudem em sua correção.

Na prática, o PDCA é uma espécie de "passo a passo" para alcançar as metas determinadas pela empresa. Esse processo pode ser feito manualmente ou por meio de softwares especializados em planejamento estratégico. Para isso, o ciclo é dividido em quatro etapas: planejamento (plan), execução (do), controle (check) e ação (action).  

Como o ciclo PDCA pode potencializar o seu planejamento estratégico

Neste texto, você entenderá cada etapa e como elas podem favorecer o alcance das metas da sua empresa. Acompanhe!

 

Planejamento (Plan):

A primeira fase é a de Planejamento, cujo passo inicial é analisar as informações da empresa. Nela, é feita a escolha de diversos aspectos do que o ciclo irá controlar: 

● O elemento a ser melhorado;

● O plano de ação com cada ator e recurso envolvidos para o cumprimento das metas; 

● As expectativas dos resultados esperados; 

● Os indicadores que irão mostrar se os objetivos foram alcançados ou não.

Após isso, é a hora de decidir qual será o caminho a percorrer e quais os métodos para atingir esses objetivos estabelecidos. Nesse processo, a ferramenta SMART pode ajudar a gerenciar o planejamento de forma simples e acessível. Ou seja, específico (specific), mensurável (measurable), alcançável (achievable), relevante (relevant) e temporal (time bound).

 Como o ciclo PDCA pode potencializar o seu planejamento estratégico

Trata-se de uma etapa importante para a organização, pois definirá os próximos passos a serem tomados pela equipe e quais serão os recursos utilizados. Assim, pode direcionar os gestores a investirem parte do orçamento para a resolução do problema apresentado.

 

Execução (Do)

Após definir o problema a ser atacado, o plano de ação elaborado na etapa anterior começa a ser executado com foco na garantia da qualidade e o devido cumprimento dos padrões estabelecidos. Ou seja, essa é uma etapa que conta com informações ricas para o planejamento estratégico. 

Digamos que você possui uma rede varejista e um dos seus problemas é a demora para reposição de estoque. Se você decidiu mudar de fornecedor, por exemplo, é neste momento que você irá contratar uma nova empresa.

Ao acompanhar a execução de perto, é possível identificar se essa mudança vem apresentando resultados conforme o esperado ou se haverá a necessidade de procurar um outro fornecedor. 

 

Controle (Check)

De forma quase paralela à implementação do plano de ação, o controle serve para verificar se o projeto foi feito da maneira correta e se os resultados foram satisfatórios. Voltando ao exemplo da troca de fornecedor: nesta etapa você irá analisar se essa mudança de realmente resolveu o seu problema. Se não for o caso, o que faltou, então? 

Este momento também é muito importante para quem cuida da gestão orçamentária, uma vez que acompanha, de forma detalhada, o plano de ação e as suas variáveis, identificando, assim, quais etapas podem ter seus recursos otimizados e economizar no processo de resolução do problema.

 

Ação (Act)

Neste final de ciclo, a equipe deve refletir sobre os resultados obtidos. O que a sua empresa aprendeu? O planejamento foi assertivo para a solução do problema? A mudança feita foi algo mais pontual ou pode se tornar um padrão?

Em suma, é um momento de trocas ricas para gestores. Afinal, além de permitir identificar as falhas durante o processo e evitá-las em um próximo ciclo, também auxilia a verificar as ações que deram certo para inseri-las na rotina de melhoria. 

Dessa forma, ao elaborar um planejamento estratégico, sua gestão já contará com as ações que deram certo e que podem ser padronizadas e aplicadas em outros ciclos, economizando recursos e ganhando em produtividade para as equipes, que não precisarão criar planos de ação do zero.

 

A aplicação do ciclo PDCA depende da mensuração exata e do acompanhamento de resultados. Portanto, se isto for feito com o auxílio de um software para gestão orçamentária, os dados são aferidos com mais precisão. Consequentemente, isso diminui a margem de erro e otimiza o tempo necessário para esse trabalho.

Veja mais informações sobre como otimizar o planejamento estratégico e orçamentário de sua empresa com uma ferramenta que possua a funcionalidade PDCA neste vídeo: Software Plano: Nova funcionalidade de PDCA.

 

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