Orçamento e controladoria: Entenda a sua importância para as instituições de ensino

Orçamento e controladoria: Entenda a sua importância para as instituições de ensino
19/04/2016 | Planejamento Orçamentário

Orçamento e controladoria são duas palavras muito importantes na gestão financeira de qualquer empresa. A primeira está estritamente ligada à verba, o quanto se irá gastar em determinado período, setor ou unidade. A outra abrange o conceito de controle, perícia, evitando que as coisas saiam dos trilhos.

Quanto maior a empresa, maiores são os investimentos em soluções que possam auxiliar os gestores a terem uma transparência maior de como o orçamento anual é administrado e terem recursos para otimizar a gestão da empresa como um todo. Em instituições de ensino não é diferente.

É preciso ter um planejamento orçamentário eficiente, para que a sua saúde financeira seja preservada. Porém, estabelecimentos educacionais têm algumas peculiaridades na sua gestão financeira que as diferem das demais empresas.

Então, vamos entender a importância do planejamento orçamentário e da controladoria para as instituições de ensino:

Receita de mensalidades a partir da quantidade de alunos
Em escolas, faculdades ou centros educacionais, a principal receita deriva das matrículas e consequentemente, das mensalidades. Para manter a instituição funcionando no azul, é preciso atingir um determinado número de alunos, para que, juntamente com as despesas e investimentos, tudo possa estar em harmonia no fluxo de caixa. Porém, os profissionais desse segmento sabem que o índice de evasão muitas vezes desestrutura as finanças da instituição e ter o controle do mesmo seria de grande valia para evitar surpresas desagradáveis.

Fazer um planejamento com ferramentas que possibilitem a projeção de cenários baseados em histórico, faz com que os gestores possam ser mais assertivos em relação ao número de mensalidades, alunos bolsistas e índice de evasão, podendo ainda tomar medidas imediatas para contornar baixas, sem que isso desestabilize o fluxo de caixa. 

Planejamento do corpo docente e não-docente
Os funcionários de uma instituição de ensino não têm uma remuneração como a maioria dos profissionais de uma empresa convencional. Isso porque, no caso do corpo docente, os mesmos recebem em horas trabalhadas e não em valores salariais fixos como os colaboradores de outros setores como tesouraria, cantina, zeladores, entre outros.

A dificuldade aumenta, quando essas horas trabalhadas ainda se diferenciam em: hora-aula, hora-pesquisa, conselho de classe e entre outras classificações. Se o número de funcionários for grande, organizar o cálculo de tantas horas se torna uma tarefa árdua e é por isso o planejamento do corpo docente e não-docente é importante.

Com todas as horas devidamente contabilizadas, juntamente com os demais valores salariais de todos os colaboradores, é possível projetar tais despesas e analisar qual será o impacto delas no fluxo de caixa. 

Acompanhamento por cursos, centros de custo e unidades
Com as despesas do corpo docente e não-docente sob controle, falta os demais componentes da instituição financeira. Afinal, não adianta segurar uma ponta e largar a outra, não é mesmo? Ter o controle das despesas de cada curso, centros de custo e unidades, é fundamental para identificar possíveis desperdícios e fazer ajustes quando tais gastos passarem do que foi determinado a princípio.

A projeção de tais despesas também é essencial para que a instituição de ensino tenha o controle de qual será o orçamento para cada curso, setor, folha de pagamento e unidades.

Planejamento de despesas, investimentos e revisão do orçamento
Se estamos falando em controle e projeção de despesas, então temos que falar em planejamento. Se há uma antecipação em determinar quais são serão os gastos, fazendo a parametrização dos mesmos de acordo com cada curso, centro de custo e unidades, fica mais fácil determinar qual será o orçamento anual.

O planejamento orçamentário possibilita também que os gestores possam administrar essas despesas de forma mais assertiva, investindo com mais segurança em cada setor, estrutura ou em pessoal, se necessário. Através do forecast, é possível realizar ajustes pontuais para que as coisas caminhem de acordo com o esperado. 

Como realizar tal controladoria no orçamento?

Um ERP consegue manter todos os dados, realizar cálculos e outras funcionalidades, mas planejar é diferente. Existem softwares no mercado, que realizam planejamento orçamentário, com controladoria de despesas, projeção de fluxo de caixa e indicadores de desempenho. Inclusive há empresas que desenvolvem soluções especificas para esse segmento, com cases de sucesso impressionantes. É pesquisar e escolher a melhor.

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