Gestão inteligente de despesas: Saiba como otimizar o processo orçamentário

Gestão inteligente de despesas: Saiba como otimizar o processo orçamentário
Publicado em 17/11/2016 - Atualizado em 30/10/2020 | Planejamento Orçamentário

Um dos maiores desafios que existe é saber gerenciar custos e despesas para que o dinheiro renda o mês inteiro e ainda sobre para possíveis compras, viagens e planos que se costuma fazer ao longo do ano. Essa tarefa muitas vezes parece quase impossível, não é mesmo?

Se no dia a dia já é complicado, imagina para profissionais de controladoria e gestão que precisam definir com antecedência o orçamento empresarial de uma instituição de grande porte? A solução para esse dilema é o planejamento financeiro.

Não adianta determinar a quantia que será investida se não for minucioso no que será aplicado. O gestor precisa realizar uma análise de DRE criteriosa, levando em consideração as necessidades de unidades e centros de custo, para poder desenvolver uma projeção orçamentária eficiente. 

 

Planejamento de despesas

Para um bom controle de budget, é necessária uma atenção especial às despesas. Pode parecer clichê, mas muitas empresas tem um orçamento inchado pois transferem gastos de um planejamento orçamentário para outro, sem realizar uma avaliação mais detalhada.

Para desenvolver um bom planejamento de despesas, muitas empresas estão adotando o orçamento colaborativo, no qual os gestores de cada centro de custo determinam o orçamento do setor de acordo com as necessidades dos mesmos, fazendo com que a equipe se esforce em conjunto para cumprir o que foi determinado.

Além disso, é necessário realizar um planejamento de investimentos, projetando a compra de bens e produtos, determinando a imobilização e a depreciação dos mesmos, para controlar o impacto no fluxo de caixa. O planejamento de vendas também é de suma importância para analisar a margem bruta dos produtos, alinhar metas por região, linha de produtos e vendedores, e assim, projetar as despesas relacionadas a essa área. 

 

Projeção de folha de pagamento

Para uma gestão inteligente de despesas, nada melhor do que atuar na maior fonte de despesas de uma empresa: A folha de pagamento. O planejamento de RH faz com que o gestor planeje contratações e demissões, simulando-as em uma projeção de fluxo de caixa, garantindo que a instituição esteja preparada para tais ações.

Planejar reajustes de salário, férias, bonificações, 13º salário e encargos também é muito importante, para que as despesas comuns ao setor não coincidam com outras da instituição, comprometendo as finanças da empresa. 

 

Solução inteligente na gestão orçamentária

Se estamos falando em gestão inteligente, logo perder tempo não é a questão. Hoje em dia, há excelentes soluções tecnológicas no mercado, que possibilitam que as empresas otimizem a gestão financeira dos mais diversos segmentos, com mais transparência, mobilidade e eficiência.

Enquanto há instituições que desenvolvem o planejamento estratégico por meio de planilhas, arriscando todo processo orçamentário à perda de dados ou erros de preenchimento, há empresas que estão utilizando softwares de gestão orçamentária, que otimizam o gerenciamento financeiro empresarial, disponibilizando uma série de recursos fundamentais para gestão financeira.

É possível também realizar análise de performance, monitorando o planejado x realizado, os indicadores de desempenho e planos de ação. Há ainda a possibilidade de fazer projeção de cenários, forecast, GMD e ainda ter acesso a relatórios de fácil visualização, dashboards com grande variedade de gráficos e backup de alta disponibilidade.

Há modelos de aplicativo que possuem armazenamento na nuvem, proporcionando mobilidade à gestão empresarial. E não é necessário investir uma fortuna em uma licença de uso. Existem opções que funcionam como SAAS, proporcionando um bom custo-benefício para os usuários.

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