Aumente sua taxa de pagamento da sua indústria com uma régua de cobrança inteligente 

A régua de cobrança é uma ferramenta criada para estrutura as fases de cobrança. Ela ajuda a contornar os problemas causados pela inadimplência no setor industrial

O não recebimento dos pagamentos compromete toda a cadeia de produção e afeta o capital de giro de uma empresa. Além disso, também impacta na relação com fornecedores, distribuidores e funcionários. 

Portanto, desenhar um plano de cobrança é uma estratégia necessária para reduzir as pendências e garantir margens saudáveis. Dentre as estratégias existentes, a régua de cobrança é bastante conhecida e adotada por organizações de diferentes segmentos e portes — principalmente pelo setor industrial.

Índice – Neste artigo, você confere: 

1. O que é uma régua de cobrança e por que ela é essencial para sua operação financeira?
2. Por que essa ferramenta é estratégica para indústrias e manufaturas? 
3. Régua de cobrança x ciclo de cobrança: entenda as diferenças 
4. Como montar uma régua de cobrança eficiente na sua indústria 
5. Exemplo prático de modelo de régua de cobrança automatizada 
6. Qual é a régua de cobrança ideal para empresas industriais? 
7. Como automatizar sua régua de cobranças e ganhar eficiência no financeiro? 

O que é uma régua de cobrança e por que ela é essencial para sua operação financeira? 

A régua de cobrança envolve um conjunto de ações que definem quando, como e através de quais canais uma empresa vai fazer contato com seus clientes para lembrar ou cobrar pagamentos. 

Dessa forma, essas ações padronizam um plano que engloba toda a jornada de pagamento de um cliente, sendo um estímulo para que quitem seus débitos da maneira correta e uma forma de analisar históricos de inadimplência recorrentes.

Além disso, independente do modelo de régua usado, ela ainda viabiliza uma comunicação mais assertiva e fortalece a relação com as demais partes envolvidas, uma vez que o contato é mais natural e menos agressivo.

Faz parte desse plano estratégico:

• Mensagens de lembrete enviadas antes do vencimento;
• Contatos por telefone;
• Notificações enviadas por e-mail;
• Avisos enviados por aplicativos de mensagem;
• Correspondência formal de cobrança.

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Por que essa ferramenta é estratégica para indústrias e manufaturas? 

A robustez e a complexidade dos ciclos financeiros nas indústrias e manufaturas exigem um sistema de cobrança eficaz e inteligente. 

Em outras palavras, incluir uma régua de cobrança dentro do planejamento se torna essencial para fazer um controle eficaz, padronizar o plano de ação e evitar atrasos repetidamente. 

Assim sendo, uma ferramenta para ajudar o seu negócio a: 

• Reduz a inadimplência através de lembretes automáticos; 
• Melhorar o fluxo de caixa, garantindo previsibilidade de entrada; 
• Melhorar o relacionamento com os clientes; 
• Facilitar a tomada de decisão oferecendo dados precisos sobre o comportamento de pagamento dos clientes.

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Régua de cobrança x ciclo de cobrança: entenda as diferenças 

Embora pareçam sinônimos, régua de cobrança e ciclo de cobrança têm funções diferentes. O Ciclo de cobrança é todo o processo entre a emissão da fatura e o recebimento. Ele envolve todas as etapas de organização, cobrança, recebimento e avaliação da transação. 

Já a régua de cobrança é uma estratégia mais específica utilizada dentro desse ciclo com intuito de estimular o pagamento em cada fase. 

Ou seja, o ciclo é o caminho completo, enquanto a régua de cobrança são as placas de sinalização que guiam o cliente até o pagamento. 

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Como montar uma régua de cobrança eficiente na sua indústria 

O passo inicial para montar uma régua de cobrança eficiente é entender o perfil dos seus clientes e analisar o comportamento de pagamento, a partir dos históricos disponíveis. 

A partir disso, siga os quatro passos seguintes: 

1. Marcos temporais: defina as datas do vencimento e programe o melhor dia para cada comunicação, seja lembrete ou cobrança por atrasos. 

2. Canais de contato: escolha quais são os melhores meios para fazer o contato. Existem vários, como e-mail, WhatsApp, SMS, telefonemas ou até integrações via sistemas de gestão. 

3. Tom de voz e linguagem: determine qual será o tom utilizado para cada cliente, alguns são mais técnicos e diretos, enquanto outros podem ser mais personalizados; isso varia de acordo com o relacionamento entre as empresas. 

4. Automação: atualmente, existem inúmeras ferramentas para automatizar esses processos, evitar falhas humanas e esquecimentos. 

Exemplo prático de modelo de régua de cobrança automatizada 

A seguir, apresentamos um exemplo de modelo de régua de cobrança automatizada para uma indústria que fatura mensalmente: 

• 7 dias antes do vencimento: e-mail com lembrete amigável e boleto anexo. 

• No dia do vencimento: notificação via WhatsApp com confirmação do envio da fatura. 

• 3 dias após o vencimento: e-mail com alerta de não pagamento e botão de segunda via. 

• 7 dias após o vencimento: contato telefônico do financeiro para entender o motivo. 

• 15 dias após o vencimento: carta de cobrança formal por e-mail. 

• 30 dias após o vencimento: notificação de encaminhamento para setor jurídico. 

Esse modelo, contudo, pode ser adaptado conforme o tipo de cliente e contrato, mas mostra como fazer um gráfico de régua de cobrança com ações bem distribuídas e cadência estratégica. 

Qual é a régua de cobrança ideal para empresas industriais? 

Em setores industriais, onde muitas vezes há contratos complexos, o segredo está em combinar: 

• Dados (ERP, comportamento de pagamento, inadimplência histórica); 
• Flexibilidade (adaptação por tipo de cliente); 
• Comunicação clara e não agressiva; 
• Ferramentas que possibilitem monitoramento em tempo real.

É essencial revisar a régua regularmente e ajustá-la com base nos resultados obtidos. Lembre-se: a melhor régua de cobrança é aquela que equilibra automação com personalização. 

Como automatizar sua régua de cobranças e ganhar eficiência no financeiro? 

A automação da régua de cobrança é o elemento-chave para tornar o setor financeiro de cobranças mais efetivo. Para isso, utilize sistemas que integrem com seu ERP e CRM. 

Diversas soluções tecnológicas permitem programar comunicações, gerar relatórios e acompanhar indicadores em tempo real, oferecendo módulos específicos para régua automatizada, com dashboards de fácil leitura e gatilhos inteligentes para envio de mensagens. 

Para se aprofundar ainda mais em métodos e ferramentas úteis para a gestão de um negócio, sugerimos a leitura do artigo Como elaborar metas e otimizar a produção na indústria.