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3 passos para fazer a gestão matricial de despesas

gestão matricial de despesas

A gestão matricial de despesas, ou GMD, é uma ferramenta para realizar uma gestão segura dos orçamentos de um negócio.

O grande diferencial da GMD,  é a visão holística, capaz de mapear aspectos financeiros, operacionais e estratégicos de uma empresa, ir além da análise dos históricos prévios, o que pode transformar a gestão orçamentária como um todo.

Saiba o que é a gestão matricial de despesas, quais são seus princípios e veja um passo a passo para aplicá-la em sua empresa. É só seguir com a leitura.

Índice – Neste artigo, você verá:

O que é gestão matricial de despesas (GMD)?
3 princípios da gestão matricial de despesas
Exemplos de gestão matricial de despesas
Vantagens da GMD
Como fazer a gestão matricial de despesas?

O que é gestão matricial de despesas (GMD)?

A gestão matricial de despesas, ou orçamento matricial, é uma metodologia de planejamento e controle orçamentário que visa tornar esses processos mais eficientes.

A GMD faz o setor financeiro operar com o agrupamento de despesas similares sob uma mesma matriz, tornando a visualização de dados e alterações mais claras.

A partir daí, cada matriz contém dois eixos que se cruzam, permitindo a análise dos dados sob uma visão cruzada. Os eixos recebem o nome de entidades e pacotes, veja o que significam:

  • Entidades: são os departamentos da empresa. Todos devem ter um gestor responsável por ele. Exemplos: marketing, contabilidade, e por aí vai.
  • Pacotes: são os grupos de receitas, despesas e investimentos similares e comuns a diferentes centros de custos. Exemplos: aluguel, salário, e assim por diante.

3 princípios da gestão matricial de despesas

O primeiro passo, antes de efetivamente implementar a gestão matricial de despesas em seu negócio, é conhecer os três princípios que fundamentam a metodologia. Afinal, para o sucesso da GMD é necessário que vários setores e gestores estejam envolvidos.

A seguir, veja quais são os três princípios básicos sobre como fazer a GMD.

Controle cruzado

Como mencionado anteriormente, o orçamento matricial opera com dois eixos em cada matriz. Portanto, o princípio de controle cruzado sempre envolve a análise e gestão das despesas orçadas por dois profissionais, geralmente o gestor do pacote de entidades e o gestor do pacote.

Desdobramento dos gastos

O segundo princípio destaca a necessidade de ter todas as despesas detalhadas, com informações concretas e claras, para definir as metas da GMD com precisão. O nível de detalhamento exige que as informações sejam extraídas desde as unidades orçamentárias até o nível de atividades, deste modo, abrangendo toda a hierarquia orçamentária.

Acompanhamento sistemático

Ao implementar qualquer processo em seu negócio, torna-se vital ter uma forma de mensurá-lo, acompanhando seus resultados e sua eficiência. Esse importante princípio vai mostrar se a GMD está de acordo com os objetivos e metas. Caso não esteja, é ele quem vai apontar quais correções precisam ser feitas, ajudando na tomada de ações para acertá-las.

Exemplos de gestão matricial de despesas

O passo seguinte é ver como a GMD funciona na prática. Sendo assim, imagine o seguinte cenário: durante o orçamento de despesas, cada entidade ou pacote terá seus respectivos responsáveis por sua gestão. Esse colaborador deve responder às questões pertinentes ao seu eixo e acompanhar os gastos dele.

Vamos a um exemplo prático: se o responsável pelas despesas de viagem é do setor logístico, ele vai gerir todas as despesas que envolvem esse tópico, e não apenas aquelas pertinentes à logística. Portanto, é esse responsável quem entrega dados e informações sobre as despesas feitas na empresa de modo geral.

Os responsáveis pelas entidades e pacotes, dentro de suas matrizes, vão mensurar gastos e receitas, tomar ações para diminuir gastos e atuar para que o orçamento seja conduzido dentro dos objetivos propostos.

Vantagens da GMD

Quando uma empresa decide aplicar determinada metodologia em seu fluxo de trabalho, ela visa contar com as vantagens oferecidas para melhorar sua gestão e amparar seu crescimento. Veja quais são as vantagens trazidas pela GMD.

  • Facilidade em desenvolver estratégias: Com uma visão mais certeira sobre despesas e receitas, fica mais fácil criar estratégias, dar vida a algum projeto específico ou realizar novos investimentos.
  • Diminuição de erros: A redução de erros é outra grande vantagem, pois o orçamento de despesas é conduzido por diversos responsáveis pelas tomadas de decisões e escolha dos planos de ação.
  • Visão ampla: Diversos pontos de vista vão trabalhar em conjunto para pensar estratégias e alinhar todo o negócio rumo a uma mesma meta. A empresa passa a atuar como uma unidade mais consolidada ao propor uma interação e troca de informações entre todos os departamentos e os gestores da empresa.

Como fazer a gestão matricial de despesas?

O terceiro passo diz respeito a colocar a mão na massa. Deste modo, é importante ressaltar que a gestão matricial de despesas vai construir um orçamento do zero.

Leia também: Gerenciamento Matricial de Despesas e Orçamento Base Zero

Para este terceiro passo, veja quais são as três fases de elaboração do orçamento de despesas:

  1. Proposto: o gestor de entidade propõe um orçamento condizente com as necessidades do seu setor.
  2. Negociação: o gestor do pacote pode concordar ou discordar dos valores propostos pelo gestor da entidade. Assim, ocorre uma negociação sobre valores e necessidades.
  3. Aprovação: após o acordo entre as partes, o orçamento é oficializado. Fica explícito que o orçamento deve ser um comum acordo entre entidade e pacote. Após a aprovação, o pacote não pode ser editado.

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Tags: Orçamento Empresarial, Planejamento Orçamentário

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