O GMD (Gestão Matricial de Despesas) é uma ferramenta essencial para empresas que buscam mais segurança e eficiência no orçamento.
Em muitas organizações, o orçamento é elaborado pela diretoria ou pelo setor financeiro, com base em projeções históricas e alinhado ao planejamento estratégico. Porém, esse método pode ser lento, consumir muito tempo da equipe e utilizar dados defasados.
Isso acontece porque, muitas vezes, as despesas não são avaliadas com a atenção necessária, gerando gastos desnecessários e deixando de registrar as reais necessidades de cada centro de custo e unidade de negócio.
Contudo, uma alternativa eficiente é o orçamento colaborativo, onde as gestões de diferentes setores participam do planejamento, aumentando o engajamento e tornando o budget mais ajustado às despesas específicas.
É nesse contexto que a Gestão Matricial de Despesas (GMD) se destaca.
Neste artigo, você vai entender melhor o que é, suas vantagens e como aplicar. Continue a leitura!
Índice – Neste artigo, você confere:
O que é GMD?
De modo simples, a Gestão Matricial de Despesas (GMD) trabalha o orçamento por meio de uma matriz, que cruza os dados da empresa e os separa em pacotes e entidades.
Os pacotes são grupos de despesas e investimentos, como salários, aluguel, combustível, viagens, aquisição de bens, entre outros.
Por outro lado, as entidades são os centros de custo ou unidades do negócio, que utilizarão os recursos no cotidiano, como Administrativo, Diretoria, Marketing, entre outros.
Portanto, para desenvolver o planejamento orçamentário nesta metodologia, cada entidade e cada pacote necessita das gestões, que serão o responsáveis por determinar a verba necessária e acompanhar sua utilização posteriormente.
Como funciona o GMD?
O processo de Gestão Matricial de Despesas (GMD) ocorre em três etapas. Na primeira, chamada de Proposto, cada gestão de entidade propõe orçamento que acredita ser o adequado para os pacotes que necessita.
Em seguida, a fase de Negociação, as gestões de pacote irão aprovar ou negociar o valor apresentado. Com a visão do todo sobre aquela despesa na instituição, é possível visualizar com mais clareza os padrões de utilização entre as entidades, entendendo a melhor composição para o orçamento da empresa.
Por fim, ao chegar a um consenso, o orçamento entra na fase de Aprovação, sendo finalizado pela equipe e será acompanhado ao longo do período.
Leia também: Tipos de orçamento: saiba como escolher o ideal
Vantagens do GMD
Como vimos, essa abordagem oferece uma visão ampla e precisa das finanças, contribuindo para decisões mais estratégicas e sustentáveis. Para além disso, ela possui outras vantagens como:
Visão detalhada dos gastos
O GMD permite uma análise minuciosa das despesas, ajudando a identificar excessos, desperdícios e oportunidades de economia. Com isso, é possível alocar recursos com mais eficiência e foco nos objetivos estratégicos.
Responsabilidade compartilhada
Ao envolver diferentes áreas no controle orçamentário, o modelo de gestão matricial de despesas promove a divisão de responsabilidades. Dessa forma, ganha-se precisão dos dados, fortalecimento da transparência e estimula uma cultura de comprometimento coletivo.
Avaliação por área e melhoria de desempenho
Além disso, a estrutura matricial de despesas facilita a comparação de resultados entre departamentos, revelando quais setores estão performando melhor e onde é necessário intervir. Essa análise apoia decisões mais assertivas na alocação de recursos.
Metas mais realistas e motivadoras
Com base em dados históricos e atuais, o GMD permite definir objetivos financeiros mais alinhados à realidade da empresa, mantendo o equilíbrio entre desafio e viabilidade. Isso engaja as equipes e orienta o foco para resultados consistentes.
Histórico confiável para decisões futuras
O modelo ajuda a construir um banco de dados financeiros sólido, que pode ser utilizado para identificar tendências, projetar cenários futuros e fundamentar decisões estratégicas com mais segurança.
Cultura de melhoria contínua
O GMD estimula revisões periódicas do orçamento, incentivando ajustes constantes e uma gestão mais adaptável às mudanças do mercado e da empresa.
Clareza para reduzir custos
Com metas bem definidas, é simplificado a identificação de inde cortar despesas e como implementar projetos com maior controle financeiro. Isso contribui para a competitividade e sustentabilidade do negócio.
Comparação entre planejado e realizado
A metodologia facilita o acompanhamento dos resultados reais frente ao que foi planejado, permitindo identificar falhas, avaliar o que funcionou e melhorar continuamente o processo orçamentário.
Redução de erros
Por fim, ao envolver várias pessoas na construção do orçamento, o GMD reduz falhas e traz diferentes perspectivas para a mesa. Isso enriquece o processo e aumenta a qualidade das decisões tomadas.
Como fazer a Gestão Matricial de Despesas
Para implementar a metodologia matricial de despesas, é fundamental estruturar corretamente a matriz, seguir um processo colaborativo de elaboração do orçamento e garantir um acompanhamento contínuo dos resultados.
Contudo, para isso, é preciso seguir os seguintes passos para fazer a Gestão Matricial de Despesas:
1. Estrutura da matriz
- Linhas: pacotes de despesas, como “Despesas de Pessoal”, “Despesas Comerciais” e “Despesas de Terceiros”.
- Colunas: entidades responsáveis, como departamentos ou centros de custo, com seus gestores.
A interseção dessa etapa mostra o valor que cada entidade planeja gastar em cada pacote.
2. Processo de elaboração e aprovação
- Proposta: gestões de cada entidade elaboram o orçamento baseado nas necessidades do setor.
- Negociação: a gestão do pacote revisa, ajusta valores e negocia com a entidade até chegar a um acordo.
- Aprovação: orçamento final aprovado e bloqueado para execução, garantindo controle e disciplina financeira.
3. Acompanhamento e análise
- Monitoramento: comparar constantemente o planejado com o realizado para identificar desvios.
- Análise: avaliar o desempenho entre áreas similares para detectar gargalos e oportunidades de economia.
- Ferramentas: uso de planilhas e softwares para facilitar o controle e a precisão dos dados.
Portanto, nesse processo, é fundamental manter a comunicação entre as gestões, capacitar as equipes e documentar as decisões.
Leia também: Gerenciamento Matricial de Despesas e Orçamento Base Zero
A importância do acompanhamento do orçamento
Após a aprovação, é fundamental acompanhar se o orçamento está sendo seguido conforme planejado. Esse acompanhamento garante que os recursos sejam usados corretamente, permitindo identificar desvios, desperdícios ou oportunidades de economia rapidamente.
Sem esse controle, o orçamento vira apenas um documento estático, perdendo sua função estratégica.
Além disso, o acompanhamento possibilita ajustes proativos e decisões mais assertivas, mantendo a empresa alinhada aos seus objetivos financeiros.
Também fortalece a cultura de responsabilidade e transparência entre as áreas, aumentando o controle e a eficiência dos processos.
Por isso, o acompanhamento do orçamento é indispensável para o sucesso e a sustentabilidade financeira da empresa.
Como aplicar o Gestão Matricial de Despesas em sua empresa
O GMD pode ser implementado tanto em planilhas quanto em softwares, mas cada método tem suas vantagens e desafios.
Tida como uma opção inicial por seu baixo custo, as planilhas podem tornar o processo lento e suscetível a erros, como dados digitados incorretamente e falhas no compartilhamento. Além disso, a colaboração entre vários usuários pode ser complicada.
Por isso, muitas empresas têm passado a utilizar um software de gestão orçamentária. Ele oferece maior segurança e agilidade, centralizando as informações e reduzindo erros.
Além disso, permite o acompanhamento em tempo real, integração com o ERP da empresa e a criação de planos de ação para corrigir desvios, facilitando o controle financeiro.
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O AllStrategy Plano é uma ferramenta completa e intuitiva, desenvolvida para facilitar a implementação e o controle do Gestão Matricial de Despesas na sua empresa. Diferente das planilhas, ele oferece:
- Integração total com o ERP da sua empresa, garantindo que os dados estejam sempre atualizados e confiáveis, sem necessidade de importações manuais.
- Monitoramento em tempo real, permitindo que as gestões acompanhem o desempenho orçamentário instantaneamente e identifiquem rapidamente qualquer desvio.
- Criação e acompanhamento de planos de ação, que ajudam a corrigir rapidamente desvios e otimizar os resultados financeiros.
- Interface amigável e personalizável, facilitando a adesão e o uso por diferentes áreas e níveis de gestão, promovendo colaboração e transparência.
- Segurança avançada dos dados, protegendo as informações financeiras críticas da sua empresa contra acessos indevidos ou alterações não autorizadas.
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