Em momentos delicados no cenário político e econômico nacional, é comum ver muitas empresas fecharem as portas. Nestas situações, os investidores se retraem, o dinheiro circula com mais dificuldade e a confiança dos empresários diminui, causando grande impacto na economia do país.
Com isso, as instituições precisam buscar recursos que proporcionem uma maior segurança na gestão financeira e, assim, conseguir atravessar a crise sem grandes perdas. Para isso, é preciso mobilizar toda a equipe, aumentar a fiscalização dos processos internos e utilizar ferramentas que possibilitem o desenvolvimento e o acompanhamento das ações a serem realizadas.
Para auxiliar sua empresa a passar por momentos de dificuldades, trouxemos 5 dicas indispensáveis para otimizar a sua gestão empresarial:
A necessidade de realizar o planejamento orçamentário não é nenhuma novidade. Os gestores de uma empresa entendem a sua importância e praticamente todas as organizações fazem esse processo. Porém, a questão não é apenas fazer, e sim, como fazer. Definir o orçamento anual de uma instituição não é uma tarefa fácil. Muitas vezes, ao ser determinado pela cúpula com o intuito de manter uma meta de investimentos ou até mesmo uma redução de despesas, o resultado acaba sendo o inverso do que se esperava.
Não é à toa que muitas empresas estão recorrendo à prática do orçamento colaborativo para envolver os demais gestores no desenvolvimento do orçamento de cada centro de custo. Assim, é possível ter uma visão mais ampla das despesas de cada um, atribuindo a responsabilide em cumprir o que foi estabelecido para cada unidade. Tal prática gera engajamento e faz com que o budget fique mais ajustado às necessidades de cada unidade de negócios, trazendo excelentes resultados à empresa.
A folha de pagamento representa boa parte das despesas de uma empresa e, portanto, merece atenção especial. Não só as despesas fixas devem ser projetadas, mas todas as variantes comuns ao setor. É aí que muitas vezes mora o problema. Ao fazer a projeção de tais despesas como valor salarial, férias, dissídio coletivo, 13º salário, o gestor pode esquecer de planejar outros encargos como horas extras, adicionais noturno, bonificações, entre outros.
Além disso, até mesmo as contratações e demissões devem ser planejadas. Afinal, cada caso gera uma série de despesas que devem ser projetadas junto das demais para que não causem um impacto negativo no fluxo de caixa. Portanto, é recomendado realizar o planejamento de RH.
É durante a elaboração do planejamento orçamentário que os gestores têm que ser bem criteriosos na discriminação das despesas. Nada pode passar despercebido. Volumes e custos devem ser projetados, assim como todas as variações de tributos, moedas, inflação, entre outros. Alguns segmentos trabalham com a sazonalidade, outros com a troca constante de maquinários, outros com um “turn over” grande e assim por diante.
Tais fatores devem ser levados em consideração na projeção de fluxo de caixa, para que os gestores possam ter uma maior segurança na toma de decisão. As vendas costumam ser responsáveis por grande parte da recetita da empresa, isso quando não é a única. Com isso, é importante que se realize a projeção das mesmas no planejamento financeiro, baseando-se no histórico e em dados econômicos do período, para que os gestores possam ter uma visão mais assertiva de como o fluxo de caixa se comportará durante o ano.
Falar de análise de DRE pode parecer clichê, mas não é bem assim. Não adianta simplesmente fazer a análise vertical e horizontal, acompanhar o regime de competência e o regime de caixa, ou apresentar um relatório do planejado x realizado à diretoria. É por meio da análise de DRE, que os gestores podem verificar se fluxo de caixa está evoluindo conforme o esperado, se os indicadores de desempenho estão positivos ou não e com isso, tomar medidas para melhorar os processos internos e corrigir possíveis desvios no orçamento.
Caso o orçamento esteja apresentando divergências do que foi planejado em relação ao que está sendo realizado, é preciso agir. Muitos gestores recorrem ao forecast para revisar e ajustar o budget, fazendo alterações nos valores dos meses planejados para que o orçamento continue o mesmo que foi definido a princípio.
Não adianta planejar tão minunciosamente o orçamento, definir indicadores de desempenho, projetar as despesas do RH, das unidades e centros de custo, se o acompanhamento de tudo isso for falho. É preciso realizar a análise de performance de toda a empresa por meio de relatórios gerenciais, com base nos parâmetros estabelecidos, para que os gestores estejam pautados em dados reais e assim, tenham a possibilidade de tomar decisões mais assertivas.
Ao acompanhar de perto a performance de unidades de negócio, centros de custos e projetos, é possível agir e melhorar os índices, para um melhor resultado final. Se tal análise aponta que alguns indicadores não estão evoluindo como deveriam, o gestor pode desenvolver um plano de ação para alcançar tal objetivo.
Também há a possibilidade de fazer a projeção de cenários, baseando-se na análise realizada e assim, preparar a empresa para possíveis acontecimentos.
Tem empresas que utilizam planilhas e outros programas para desenvolver todas as ações citadas acima. Porém, tem crescido bastante o número de instituições que estão recorrendo ao uso de softwares de gestão orçamentária para ter uma maior segurança e assertividade no desempenho dessas tarefas.
Além de proporcionar módulos com todas as funcionalidades mencionadas acima, ainda há aplicativos com armazenamento na nuvem, proporcionando mais mobilidade para o gestor. É mais seguro, visto que cada usuário tem sua movimentação registrada dentro do software e o acesso é restrito e autorizado somente pelo administrador.
Em alguns aplicativos de gestão orçamentária, os relatórios são customizáveis, de fácil visualização e com filtros que permitem que o usuário analise somente as informações prioritárias. Ainda há modelos com dashboard interativo, com diversos tipos de gráficos, para uma análise muito mais completa e dinâmica.
Pode ser a solução que sua empresa está precisando nesse momento tão conturbado que o país está enfrentando. Ficou interessado? Aqui está um exemplo de software para você pesquisar.
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