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Como o FP&A pode apoiar sua gestão

Cada empresa possui determinado nível de maturidade da cultura orçamentária e, nesse processo, enfrenta situações que precisam ser resolvidas de forma estratégica para seu crescimento e desenvolvimento.

Negócios que contam com uma gestão orçamentária estruturada têm mais chances de resolver problemas e identificar oportunidades rapidamente, porque visualizam seus resultados com mais clareza e sabem quais objetivos desejam alcançar.

Vamos analisar 5 cases reais de como um trabalho estruturado de FP&A (do inglês, planejamento e análise financeira) se torna uma excelente ferramenta para apoiar e elevar o nível de gestão da sua empresa.

Também trataremos de como a tecnologia é a principal aliada para fazer esse processo acontecer de forma mais fluida e eficiente. Estudos indicam que colaboradores das equipes financeiras chegam a utilizar 75% do seu tempo em tarefas administrativas e para reunir dados – tempo esse que poderia ser direcionado para outras ações mais estratégicas ao invés de atividades operacionais, que podem ser facilmente automatizadas.

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O que é cultura orçamentária

Antes de falarmos sobre os cases, é importante reforçar o conceito de cultura orçamentária, que nada mais é do que o conjunto de estratégias e ações que a empresa utiliza para tratar do seu orçamento e atingimento de metas.

Isso envolve projetar as receitas e despesas do período, acompanhar os resultados, realizar possíveis ajustes no percurso ao longo do tempo e estar atento ao mercado e ao comportamento do seu público-alvo.

Desenvolver a cultura orçamentária significa incentivar o compartilhamento de informações entre os setores da empresa, além de gerar comprometimento nos gestores para permanecer dentro dos valores propostos.

Segundo pesquisa sobre gestão realizada pela Consultoria Falconi com médias empresas, apenas 5% dos negócios entrevistados consideram que sua gestão (cultura orçamentária) está estruturada, o que se torna uma barreira para seu crescimento.

O que é FP&A

Um dos recursos de gestão mais eficientes para as empresas é o FP&A (planejamento e análise financeira, em inglês), que envolve a realização do planejamento orçamentário e a utilização de dados financeiros para entender o cenário da instituição.

Os colaboradores que atuam nessa área devem ter visão estratégica, para entender os resultados dos negócios e gerar insights que corrijam falhas ou gerem oportunidades de desenvolvimento. Relatórios e gráficos são ferramentas fundamentais para o FP&A, que precisam estar apoiados em dados confiáveis da empresa, para que as análises realizadas estejam de acordo com sua realidade.

Esse processo, porém, dificilmente se sustenta no médio e longo prazo com a utilização de planilhas eletrônicas. Ao serem manuseadas por vários colaboradores e demandarem a digitação dos dados, esses arquivos ficam suscetíveis a falhas, que podem distorcer a real situação da companhia.

Segundo pesquisa da Universidade do Hawaí, cerca de 90% das planilhas contêm erros, a maior parte humanos e que dificilmente serão identificados. Além disso, o grande volume de dados pode ser um entrave à consolidação e análise das informações para grandes empresas.

Então, para contar com todos os benefícios e vantagens que o FP&A traz, o ideal é contar com um processo automatizado, que além de reduzir o tempo em todas as etapas, permitirá o acompanhamento de indicadores, planos de ação e resultados sempre atualizados. A soma de todos esses fatores gera mais confiança para os gestores tomarem decisões eficientes.

Case #1 – Construção da cultura orçamentária

A empresa, uma indústria com mais de 1500 funcionários, já acompanhava seus resultados, porém de forma fragmentada e não realizava a projeção do orçamento. Vale ressaltar que a falta de planejamento é um dos principais fatores para fechamento de negócios no Brasil, com 18,5% de encerramento de operações apenas no primeiro ano de atividade.

Com essa necessidade observada, foi criada a área de Planejamento, juntamente com a aquisição de uma pequena empresa que já possuía uma cultura orçamentária estruturada. O time ficaria responsável por estruturar uma visão gerencial clara dos negócios.

Ao iniciarem o processo, certas barreiras, que poderiam causar grandes problemas para o projeto, foram identificadas, como o desconforto de alguns gestores em ceder informações, por não entenderem o que a nova área realmente faria; e a falta de padronização nas estruturas e acompanhamento de resultados entre unidades.

Para resolver essa situação, o primeiro passo foi o mapeamento de todo o processo orçamentário e depois o foi realizado o alinhamento das contas com a mesma finalidade entre as unidades.

Foi definida qual visão gerencial seria utilizada por todo o grupo e o plano de contas foi estruturado, classificando as contas analíticas de cada unidade do antigo modelo para o novo, através do método “de-para”.

Apesar da resistência inicial, todos os gestores sentiram os benefícios da padronização das contas e do planejamento do orçamento: mais facilidade no entendimento dos dados em todas as unidades; identificação de informações incorretas rapidamente e a implantação de indicadores financeiros, tornando a gestão da empresa mais eficiente.

Case #2 – Centralização e adequação do orçamento

Na última década, as vendas online cresceram 550%, gerando mais demanda para o setor de Logística, que precisou se adaptar à nova realidade, com o aumento das operações.

A empresa em questão, da área Logística, com mais de 4500 colaboradores, viu seu faturamento crescer cerca de 50% anualmente, mas por já ter um setor de controladoria bem estabelecido, não se preocupou com as mudanças do mercado. A realidade, porém, foi diferente, já que houve um aumento inesperado nas despesas.

Ao analisar a situação, foi identificado que as receitas se mantinham no padrão esperado, a questão era apenas nos gastos dos setores. O orçamento da empresa era centralizado na controladoria, o que funcionou bem por um tempo, porém com o crescimento das operações, os valores orçados se distanciaram da realidade.

A controladoria, ao questionar os gestores sobre os estouros no orçamento, ouvia que não era possível trabalhar com aqueles valores. Mas o pior era a falta de comprometimento que começou a se instalar entre os gestores em seguir o que era proposto.

O primeiro passo para resolver rapidamente a situação foi o levantamento das contas orçadas de forma centralizada, analisando quais estavam dentro e fora do esperado. A solução encontrada foi descentralizar o orçamento e instalar uma cultura de accountability, que é a ação de se responsabilizar e prestar contas dentro de um comportamento ético.

A controladoria elaborou diretrizes orçamentárias para a descentralização das contas e preparou um manual com todas as informações necessárias para os gestores realizarem o planejamento orçamentário de forma eficaz.

Essas ações geraram mais engajamento dos gestores, além de conseguir reduzir em 50% o tempo de planejamento, pois a controladoria apenas revisava o que foi orçado. Além disso, no novo modelo foi possível iniciar a realização de forecasts trimestrais, aumentando a eficiência do FP&A, que acompanhava os dados mais de perto.

O resultado do orçamento descentralizado foi uma acuracidade (semelhança entre o orçado e o planejado) de 92%, índice inimaginável no modelo anterior.

Case #3 – Identificação de problemas com mais agilidade

A empresa, da área de comunicação, com mais de 600 funcionários, já possuía uma cultura orçamentária definida e eficiente, mesmo com vários veículos de comunicação e cada um com métricas, necessidades e público-alvo diferentes. A controladoria apenas supervisionava e analisava os dados dos setores.

Em um desses momentos, a área começou a perceber que o orçamento estava dentro do proposto, porém o volume de transferências entre contas cresceu de forma substancial. Isso gerou um desconforto na gestão e um questionamento de que poderia existir algum problema no processo orçamentário.

A controladoria começou a analisar todos os dados da empresa, porém não chegou a nenhuma conclusão. Então decidiu conversar com os gestores, em especial aqueles que mais solicitavam transferência de valores.

O primeiro entrevistado, ao ser questionado sobre os critérios utilizados por ele no orçamento, apresentou informações coerentes, então nada de diferente foi encontrado. A surpresa veio ao falar sobre o acompanhamento dos resultados: o gestor realizava manobras entre as contas sob sua supervisão para cobrir possíveis estouros, de forma a minimizar o impacto no orçamento geral da empresa.

Após concluir a rodada de conversas, a controladoria percebeu que a cultura orçamentária atingiu um nível de maturidade em que os gestores tinham autonomia para cuidar de suas contas e uma autogestão eficiente para tomar as ações necessárias para que as metas fossem atingidas, garantindo o resultado de sua área.

Case #4 – Rapidez para acompanhar resultados

O modelo de startups geralmente é lembrado pelo rápido crescimento, ambiente de inovação e liderança jovem. Muitas vezes, isso significa que o planejamento orçamentário pode não ser uma prioridade para essas empresas.

Mas esse não é o caso do nosso exemplo, uma empresa com mais de 300 funcionários, já há alguns anos no mercado. Desde sua fundação, existe uma preocupação com o FP&A. Isso ficou evidente na forma como tudo era acompanhado: a visão máxima do fluxo de caixa era de 45 dias, o que gerava dados atualizados para análise e tomada de decisão dos gestores.

Porém, com o rápido crescimento da companhia, passou a ser inviável analisar os dados em tempo hábil, pois as planilhas tinham muitas alterações por conta dos ajustes na estratégia dos negócios. Mesmo com a equipe dedicada a essas métricas, não era possível consolidar as informações (de mais de 40 planilhas) em menos de um mês.

A empresa decidiu investir em um software para gestão orçamentária, para automatizar o processo e trazer a agilidade necessária para sua operação. Em menos de dois meses de utilização do sistema, os gestores já voltaram a ter as informações de despesas e indicadores atualizadas em tempo real.

Como a cultura orçamentária já estava bem estruturada, a automação do processo só trouxe benefícios, pois os colaboradores passaram a dedicar mais tempo para a análise dos resultados e os processos se tornaram mais ágeis.

Case #5 – Busca contínua por melhoria

Muitas vezes, empresas familiares enfrentam dificuldades no processo sucessório – cerca de 70% fecham as portas nesse momento, porém uma cultura orçamentária forte e enraizada pode favorecer a permanência e crescimento dos negócios no mercado, pois orienta todos os passos da gestão.

A empresa em questão, uma indústria alimentícia, com mais de 4000 colaboradores, já passou pela sucessão e se mantém sólida e confiável com o tempo. O reflexo disso é sentido em todos os setores, pois a gestão é comprometida com seus resultados, a inovação é incentivada e as equipes trabalham em parceria, gerando ótimas soluções para os negócios.

Para muitos, esse pode ser o cenário dos sonhos, mas essa indústria está sempre em busca de melhorias. Como esse processo já é realizado com frequência, nem sempre é fácil identificar novos pontos a serem trabalhados.

Por isso, os gestores foram estudar o mercado, realizando benchmarks com companhias do mesmo setor, porém não encontraram onde melhorar. Decidiram, então, olhar para outros segmentos, chegando em uma empresa varejista.

Nesse ramo, o turnover é um dos índices mais preocupantes. Por ser alto, gera um grande impacto no orçamento – no varejo esse número gira em torno de 40%. Essa observação fez a indústria pensar em um processo de melhoria desse índice em sua própria empresa (mesmo já estando abaixo de 10%), pois compreendeu que colaboradores satisfeitos trabalham melhor, gerando mais resultados.

Assim, foi iniciado um projeto de experiência dos funcionários, com feedbacks mensais, além do alinhamento dos objetivos pessoais de cada um com as metas da sua área e da companhia. Também foi dedicada uma porcentagem do faturamento para desenvolvimento pessoal e profissional dos colaboradores.

O resultado foi uma redução ainda maior no turnover e o atingimento de um nível de excelência, criando um diferencial para os colaboradores, que passaram a se sentir valorizados. Após esse projeto, a empresa se dedicou a outros dentro das métricas ESG, em especial na parte ambiental.

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Após acompanhar esses cases, é fácil identificar a importância do FP&A na gestão, desde a implantação do planejamento orçamentário até à busca de melhorias para a empresa.

Em todos os casos apresentados, o AllStrategy Plano foi fundamental para a execução das estratégias.

O Software Plano é o software de gestão orçamentária mais completo do mercado, pois foi desenvolvido com base nas melhores metodologias, para oferecer uma tecnologia que transforma dados em informações estratégicas.

Com ele, você automatiza todo o processo orçamentário e otimiza seu tempo, podendo focar em analisar as informações necessárias, além de ganhar confiança que todos os dados estão corretos e atualizados, tornando sua tomada de decisão muito mais estratégica e eficiente.

Centralize todas as informações em uma única ferramenta e visualize com mais clareza os resultados da sua empresa, sem abrir mão da segurança que seus dados sensíveis necessitam.

O AllStrategy Plano faz o essencial em sua gestão para que você tenha mais:

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  • Flexibilidade, para você estruturar o orçamento da melhor maneira para sua empresa.
  • Visão mais clara, para você acompanhar o desempenho dos negócios.
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