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Como gerenciar as contas a pagar e receber da sua empresa?

Manter o planejamento financeiro sob controle é imprescindível para garantir bons resultados e pensar no futuro de qualquer negócio. Para que isso aconteça, é preciso gerenciar contas a pagar e contas a receber.

Quando se trata de grandes empresas, falamos de centenas de transações financeiras diariamente, o que torna o acompanhamento muito mais complexo e necessário para o desenvolvimento comercial e organizacional.

Por isso, é importante que os gestores tenham acesso ao planejamento financeiro e sejam capazes de localizar suas obrigações, assim como os valores a receber, mantendo de forma eficaz o gerenciamento de contas.

É essencial compreender que a gestão do fluxo de caixa assegura o sucesso que a organização almeja. Trazemos neste conteúdo alguns pontos importantes e como gerenciar de forma eficiente as questões financeiras de uma empresa.

O que são contas a pagar?

Contas a pagar são obrigações financeiras que a empresa possui. Podem ser valores fixos ou variáveis debitados do fluxo de caixa.

Trata-se de pagamento aos fornecedores, encargos trabalhistas, aluguel e manutenção de espaço físico (se houver), entre outros compromissos que envolvem a execução das atividades da empresa.

O que são contas a receber?

As contas a receber são os valores obtidos a partir da venda de produtos ou serviços, que entram no caixa da empresa, além de outras quantias a prazo e títulos de crédito, por exemplo.

Para existir um equilíbrio entre ambas, é essencial que os valores a receber sejam maiores do que a pagar, para garantir que o negócio seja capaz de gerar lucro e cumprir com seus compromissos financeiros.

Como gerenciar o fluxo de caixa com mais eficiência?

Parte essencial do planejamento financeiro, o fluxo de caixa apresenta resultados bastante positivos a longo prazo, se feito de forma correta. Confira a seguir 6 práticas para transformar a gestão e torná-la mais assertiva:

1. Anote todas as movimentações financeiras

Cada centavo deve ser rastreado, o que significa registrar todas as movimentações, independente do valor.

Neste ponto, o mais importante é garantir que tudo que entra e sai do caixa da empresa esteja anotado. Assim, usar planilhas pode não ser o ideal, por isso uma opção são os softwares que contam com essa funcionalidade e tornam o registro mais ágil e confiável.

2. Monitore a inadimplência

O atraso no pagamento das contas a receber impacta diretamente em toda gestão de fluxo de caixa da empresa. Por isso, preste atenção aos prazos de contratos e cobre os clientes inadimplentes.

É importante não constranger esses pagadores, para não perder a venda. Em contrapartida, você pode oferecer mais facilidade para quitar a dívida.

3. Mantenha-se dentro dos valores definidos no planejamento orçamentário

Deve-se acompanhar a execução do planejamento orçamentário – e manter-se fiel a ele. Pode ser que alguma situação adversa aconteça e, com isso, impacte nos valores planejados.

Entretanto, permanecer dentro do orçamento é fundamental para a gestão garantir o cumprimento de suas obrigações e alcançar os resultados financeiros que o planejamento orçamentário estabeleceu.

4. Pague os compromissos em dia

Da mesma forma que clientes inadimplentes são um problema para o seu negócio, não arcar com seus compromissos também é um problema. Não apenas para o seu fornecedor, como para a tesouraria da sua empresa.

Em alguns casos, atrasos podem resultar em pagamento de juros, que extrapolam os valores estipulados para determinadas obrigações, comprometendo o equilíbrio das contas.

5. Ofereça descontos ou condições melhores para pagamentos antecipados

Clientes sentem-se motivados a pagar antecipadamente se observarem alguma vantagem nisso, além da oportunidade de estreitar o relacionamento a partir de benefícios.

Por isso, oferecer descontos para pagamentos à vista ou condições diferenciadas para pagamentos antecipados é bastante benéfico para a gestão de fluxo de caixa e uma prática saudável para as finanças do negócio.

6. Mantenha seu estoque girando

Mercadorias paradas nas prateleiras podem ser um risco para a tesouraria e impactam o caixa da empresa a curto prazo, prejudicando a garantia de cumprir com seus compromissos.

Dessa forma, é importante que seja feito o registro para evitar que produtos fiquem obsoletos e percam seu valor no momento da venda, de forma a comprometer os resultados.

Invista em tecnologia para acompanhar o fluxo de caixa

É possível realizar todas as atividades acima com planilhas. Entretanto, não se pode afirmar que seja a maneira mais eficiente, já que demanda bastante tempo da gestão e está suscetível a erros – o que pode prejudicar todo processo.

Com a tecnologia, é possível automatizar atividades, inclusive acompanhar contas a pagar e receber, trazendo mais segurança para a gestão de fluxo de caixa. Assim, você visualiza rapidamente as movimentações financeiras em painéis interativos e outros recursos visuais.

Softwares de gestão orçamentária para tesouraria

A gestão das contas a pagar e receber envolve diversos aspectos e, para ser feita de maneira que gere resultados positivos para o negócio, é necessário que seja otimizada.

É possível adotar ferramentas que são capazes de tornar o dia a dia da gestão de fluxo de caixa mais ágil. Por exemplo, consolidar rapidamente as informações do negócio, mesmo que existam muitas informações sobre filiais, centros de custo e contas bancárias.

Ao escolher um software ideal para sua demanda, uma empresa garante que as ferramentas sejam capazes de atender as práticas de uma gestão financeira eficaz e proporcionar os benefícios da tecnologia na tesouraria.

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