A Pipefy é uma plataforma de gestão de processos que já nasceu internacional e hoje está presente em mais de 150 países. Em 2019 atingiu um crescimento de 300% neste momento que surgiu a necessidade de melhorar os processos internos. A prioridade foi estruturar o planejamento financeiro e hoje, o Software Plano tornou o processo orçamentário mais transparente e colaborativo, auxiliando os gestores nas tomadas de decisões.

O Plano nos deu muita consistência na informação e o processo ficou extremamente rápido.

Rafael Melo - Gerente de planejamento Financeiro da Pipefy

Mercado e crescimento

A Pipefy já nasceu internacional e hoje está presente em mais de 150 países.

A startup curitibana recebeu aportes de fundos norte americanos e concorre verticalmente com diversos players do mercado, atuando em segmentos específicos oferecendo soluções a profissionais de área financeira, marketing, vendas entre outras.

Em 2019 atingiu um crescimento de 300%, e foi neste momento que surgiu a necessidade de melhorar os processos internos. A prioridade foi estruturar o planejamento financeiro.

A busca pela ferramenta ideal

“Como já conhecia as dores das áreas financeiras de outras empresas com processos pouco intuitivos para o usuário, tomamos a decisão de contratar uma plataforma para poder escalar o negócio de forma sustentável.”

Até então, o orçamento da Pipefy era todo feito com planilhas compartilhadas e cada vez que uma delas era atualizada a consolidação era manual e demorada.

“Administrar 40 ou 50 planilhas desta forma era insustentável. Foi aí que eu decidi começar a olhar os players no mercado.”

Necessidade de uma ferramenta flexível

Com parte do time nos escritórios de Curitiba e São Paulo e parte no escritório de San Francisco, no Estados Unidos, além de colaboradores remotos ao redor do mundo, a necessidade de fazer a gestão de forma global, gerou a necessidade de buscar uma ferramenta flexível que atendesse todas as demandas da Pipefy.

“Nós consolidamos as informações na controladoria, mas são muitas pessoas envolvidas no orçamento e todos participam do processo. Planejamos o orçamento em duas bases, uma para a Pipefy Ltda, no Brasil e outra para a Pipefy Inc, nos EUA. O mesmo gestor opera as para duas bases, porém em moedas diferentes. No final consolidamos tudo em um resultado único.”

Rafael Melo - Gerente de planejamento Financeiro da Pipefy

Início da jornada com a AllStrategy

A principal fonte de despesas da Pipefy vem dos custos com pessoal e, por se tratar de uma empresa internacional, havia a necessidade de uma ferramenta não só flexível e adaptável aos processos existentes, como também segura, para gerar a confiabilidade ao apresentar os dados para os investidores globais da companhia.

“Inicialmente queríamos seguir com alguma americana, até pela relação com os investidores, mas não teríamos a velocidade e a transparência que tivemos com a AllStrategy. E essas foram características que percebemos desde o início do processo de compra, até o fim do processo de implementação, fundamentais para a decisão pelo Software Plano.”

Por que o Plano?

 “Para escolher, levamos muito em conta a capacidade da solução em atender tudo o que precisávamos.”

Além solucionar todos os pontos mais críticos do orçamento da Pipefy, envolvendo planejamento de pessoal, descentralização do processo com segurança e transparência e a eliminação das planilhas, a AllStrategy ainda apresentou soluções que nem estavam listadas como necessidades imediatas dentro da Pipefy: Fluxo de Caixa projetado e Balanço Patrimonial foram incluídos no escopo do projeto para já serem utilizados junto com os primeiros objetivos da empresa.

Experiência na implantação

O planejamento ficou com um nível de qualidade que eu nunca tinha conseguido fazer. As coisas estão muito bem amarradas. Tivemos também uma grande aceitação do pessoal de design e produto. A questão do controle de acessos também nos atendeu muito bem: eu consigo liberar as informações aos usuários de acordo com os acessos de cada um, tanto aqui quanto nos EUA.”

Com velocidade na implantação, entendimento dos objetivos do cliente por parte dos consultores envolvidos e agilidade no atendimento do suporte, a Pipefy conseguiu ter seu planejamento de 2020 estruturado rapidamente em uma plataforma única, livre de planilhas, sem perder a colaboração no orçamento, que é uma característica forte dentro da cultura da empresa.

O modelo de implementação e a gestão do projeto foram muito bons e hoje temos total autonomia para fazer o processo de planejamento sozinhos. Isso também é um diferencial, pois precisávamos de uma ferramenta em que não ficássemos reféns de qualquer tipo de consultoria.

…Nós estamos tirando frutos da forma como implementamos. Iremos conectar todo nosso orçamento ao nosso planejamento estratégico, sem precisar de nenhuma outra ferramenta para isso. Matamos todas as planilhas que tínhamos e agora não existe mais nenhum documento auxiliar. O nível de detalhamento que eu tenho no orçamento é fantástico. Eu não tenho nenhum valor fechado, tudo está muito detalhado.”

Impacto após a automação

Devido à velocidade do seu negócio, a Pipefy optou por aprovar um orçamento para o primeiro semestre de 2020 e rodar um forecast já no primeiro trimestre. Esta flexibilidade torna o Plano adaptável aos mais diversos modelos de negócios dentro de qualquer segmento de mercado.

“Imagine criar um cenário tendo 40 planilhas ligadas à 40 pessoas? Eu levava 4 dias, duplicando planilhas, mexendo em permissões e corrigindo erros de consolidação. Agora basta um clique para criar um cenário e acabou. Essa praticidade está fazendo muita diferença no dia a dia.”

Rafael Melo - Gerente de planejamento Financeiro da Pipefy

Ganhos reais

“O processo de fechamento que levava 4 dias, agora leva 1 dia ou menos. Tudo ficou extremamente rápido.”

Além de estruturar e organizar todo o planejamento orçamentário, o Plano trouxe benefícios de gestão à Pipefy. As análises e justificativas dentro do Software ajudam todos os usuários a apontar os motivos de cada desvio dentro da solução, tornando o processo mais transparente e colaborativo, auxiliando os gestores nas tomadas de decisões.

“Pelo lado financeiro ele dá muita consistência para a gente, desde a visão do realizado, onde consigo fazer auditoria e ver todos os documentos que compõe cada valor, até as trilhas de auditoria no planejamento, que me aponta o que está conectado com o que.”

E os benefícios do Software Plano foram notados também pelos investidores da startup:

“Estamos muito à frente com o Plano, e isso foi um feedback dos investidores nos Estados Unidos, inclusive. Eles ficaram muito surpresos com o nível elevadíssimo de qualidade que apresentamos no orçamento deste ano.”

“Precisávamos de uma plataforma moderna e SAAS, que habilitasse um planejamento fluido e ágil. Objetivo atingido, com certeza.”

Rafael Melo - Gerente de planejamento Financeiro da Pipefy