A Pipefy, plataforma de gestão de processos, está presente em mais de 150 países. A startup curitibana recebeu aportes de fundos norte americanos e concorre verticalmente com diversos players do mercado, oferecendo soluções para as áreas financeira, marketing, entre outras.
Em 2019, a empresa atingiu um crescimento de 300% e, diante disso, surgiu a necessidade de melhorar processos internos e estruturar o planejamento financeiro. Hoje, o AllStrategy Plano tornou o processo orçamentário da empresa mais transparente e colaborativo, auxiliando os gestores nas tomadas de decisões.
Para dividir um pouco da experiência da Pipefy com o nosso software, conversamos com Rafael Melo, Gerente de Planejamento Financeiro da empresa. Continue a leitura!
A busca pela ferramenta ideal
Antes da implementação do AllStrategy Plano, a Pipefy enfrentava um grande desafio em sua gestão orçamentária. O processo era inteiramente manual, baseado em planilhas compartilhadas que exigiam uma consolidação demorada a cada atualização.
Com aproximadamente 50 planilhas para gerenciar, esse cenário se tornou insustentável. Foi diante dessa complexidade que Rafael, o responsável pela área, decidiu buscar no mercado uma solução que pudesse automatizar e otimizar o planejamento orçamentário da Pipefy.
“Como já conhecia as dores das áreas financeiras de outras empresas com processos pouco intuitivos para o usuário, tomamos a decisão de contratar uma plataforma para poder escalar o negócio de forma sustentável.”
Necessidade de uma ferramenta flexível
Com parte do time nos escritórios de Curitiba, São Paulo e em San Francisco (EUA), além de colaboradores remotos ao redor do mundo, a necessidade de fazer uma gestão global demandou uma ferramenta flexível, que atendesse todas as necessidades da Pipefy.
“Consolidamos as informações na controladoria, mas são muitas pessoas envolvidas no orçamento e todos participam do processo. Planejamos o orçamento em duas bases, uma para a Pipefy Ltda, no Brasil e outra para a Pipefy Inc, nos EUA”, explica Rafael.
Agora, com o AllStrategy Plano, o mesmo gestor opera para as duas bases, porém em moedas
diferentes e, no final, tudo é consolidado em um único resultado.
“O processo de fechamento que levava 4 dias, agora leva 1 dia ou menos. Tudo ficou extremamente rápido.”
Início da jornada com a AllStrategy
Considerando que a principal fonte de despesas da Pipefy são os custos com pessoal, e por ser uma empresa com atuação internacional, a escolha da ferramenta ideal era crucial.
Havia a necessidade de um sistema que não só fosse flexível e adaptável aos processos existentes, mas também seguro, garantindo confiabilidade na apresentação de dados aos investidores globais da companhia.
“Inicialmente queríamos seguir com alguma empresa americana, até pela relação com os investidores, mas não teríamos a velocidade e a transparência que tivemos com a AllStrategy. Essas foram características que percebemos do processo de compra até o fim do processo de implementação, ambos fundamentais para optar pelo AllStrategy Plano.”
Por que o AllStrategy Plano?
De acordo com Rafael, a Pipefy optou pelo AllStrategy Plano levando em conta sua capacidade de resolver todas as necessidades da empresa.
Além de solucionar os pontos mais críticos do orçamento, como o planejamento de pessoal, a descentralização do processo com segurança e transparência, e a eliminação das planilhas, a AllStrategy apresentou soluções que sequer estavam listadas como necessidades imediatas da empresa.
O Fluxo de Caixa projetado e o Balanço Patrimonial foram algumas das ferramentas incluídas no escopo do projeto, complementando os objetivos iniciais da Pipefy.
Experiência na implantação
Com velocidade na implantação, entendimento dos objetivos do cliente por parte dos consultores e agilidade no atendimento do suporte, a Pipefy conseguiu ter seu planejamento de 2020 estruturado rapidamente em uma única plataforma, livre de planilhas e sem perder a colaboração no orçamento, característica forte na cultura da empresa.
Rafael reforça a autonomia conquistada: “O modelo de implementação e a gestão do projeto foram muito bons e hoje temos total autonomia para fazer o processo de planejamento sozinhos.” Ele destaca isso como um grande diferencial, pois a Pipefy buscava “uma ferramenta em que não ficássemos reféns de qualquer tipo de consultoria.”
Ainda, segundo Rafael, a empresa tem colhido frutos desde a implementação do AllStrategy Plano, pois passou a centralizar o planejamento estratégico em uma única ferramenta e acabou com todas as
planilhas, inclusive documentos auxiliares.
“O nível de detalhamento é fantástico! Não temos nenhum valor fechado, tudo está muito detalhado”, conclui Rafael, evidenciando a precisão e a riqueza de informações agora disponíveis.
Impacto após a automação
Devido à velocidade do seu negócio, a Pipefy optou por aprovar um orçamento para o primeiro semestre de 2020 e rodar um forecast já no primeiro trimestre. Essa flexibilidade torna o AllStrategy Plano adaptável para os mais diversos modelos de negócios e em qualquer segmento de mercado.
Rafael recorda que antes da automação, passava dias manuseando dezenas de planilhas, constantemente precisando conceder permissões de acesso e corrigir erros de consolidação. “Agora, basta um clique para criar um cenário e acabou. Essa praticidade está fazendo muita diferença no nosso dia a dia”, destacando a agilidade e eficiência que transformaram a rotina da Pipefy.
Ganhos reais
Além de estruturar e organizar todo o planejamento orçamentário, o AllStrategy Plano trouxe diversos benefícios de gestão para a Pipefy.
As análises e justificativas disponíveis no software permitem que os usuários apontem os motivos de cada desvio diretamente na solução. Isso não só torna o processo mais transparente e colaborativo, mas também auxilia os gestores na tomada de decisões estratégicas.
Rafael destaca a consistência financeira alcançada: “Pelo lado financeiro, o AllStrategy Plano traz consistência desde a visão do realizado, de onde fazer auditoria e ver documentos que compõem cada valor, até as trilhas de auditoria no planejamento, que me aponta o que está conectado com o quê.”
Os benefícios do software também foram claramente percebidos pelos investidores da startup. Segundo Rafael, eles estão surpresos com o elevado nível de qualidade que o orçamento do ano apresentou.
“Precisávamos de uma plataforma moderna e SAAS, que habilitasse um planejamento fluido e ágil. O objetivo de encontrar uma foi atingido com certeza!”, finaliza Rafael, reafirmando a assertividade da escolha.
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A jornada da Pipefy com o AllStrategy Plano demonstra claramente como a automação pode revolucionar a gestão orçamentária. Do caos das dezenas de planilhas e da consolidação manual, a empresa migrou para um cenário de precisão, agilidade e total transparência.
Com o AllStrategy Plano, a Pipefy não só resolveu seus maiores desafios, como o planejamento de pessoal e a descentralização segura do processo, mas também ganhou uma visão estratégica.
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