O Sistema Unimed é a maior cooperativa médica do mundo, reunindo quase 20 milhões de beneficiários em todo o Brasil e cerca de um quinto de todos os médicos do país como cooperados.
Dentro desse cenário, está a Unimed de Santa Catarina, formada por cinco empresas que oferecem soluções diversificadas para o setor de saúde.
Antes da adoção do AllStrategy Plano, a Controladoria da Unimed de Santa Catarina lidava com um cenário comum a muitas grandes organizações: crescimento acelerado, processos orçamentários complexos e uma forte dependência de planilhas.
O aumento no número de centros de custo, os ciclos extensos de revisão, o retrabalho constante e os riscos de inconsistência das informações tornavam o fechamento do orçamento lento, oneroso e pouco confiável.
Com a implantação do AllStrategy Plano, esse cenário mudou de forma significativa. A Controladoria passou a contar com uma plataforma especializada, capaz de centralizar informações, reduzir erros operacionais e dar mais agilidade ao planejamento e ao fechamento orçamentário.
Para entender melhor a experiência da Unimed Santa Catarina com o AllStrategy Plano, conversamos com Israel de Oliveira, Gerente de Controladoria e Planejamento.
Os desafios da controladoria antes do AllStrategy Plano
Antes da implantação do AllStrategy Plano, a Controladoria da Unimed de Santa Catarina enfrentava grandes desafios relacionados ao planejamento orçamentário. O processo, iniciado em 2012, era considerado essencial para a gestão, mas altamente dependente de controles manuais.
Com o crescimento da organização, o número de centros de custo passou de 30 para 200, o que tornava o trabalho manual cada vez mais complexo.
As planilhas exigiam muito retrabalho, estavam sujeitas a erros frequentes e envolviam riscos de informação, já que o compartilhamento era feito em diretórios sem controles adequados.
Além disso, o orçamento sempre foi tratado de forma descentralizada, envolvendo líderes de diversas áreas. Portanto, sem uma ferramenta adequada, esse modelo aumentava a complexidade do processo e dificultava a consolidação das informações.
As planilhas como gargalo no orçamento
Como vimos, o uso de planilhas na elaboração do orçamento trazia diversas limitações para a Controladoria da Unimed de Santa Catarina. Um dos principais problemas era o tempo de revisão.
Como não havia acompanhamento em tempo real, as gestões entregavam suas projeções dentro do prazo, mas, ao analisar os resultados, muitas vezes eles não estavam alinhados às metas da diretoria.
Israel relembra que o processo precisava ser reiniciado, o que chegou a gerar até cinco ciclos de revisões em um único ano, estendendo o fechamento do orçamento por quase três meses.
Além da morosidade, as planilhas estavam sujeitas a erros de fórmulas e preenchimento, dificultando o uso pelos líderes envolvidos.
Além disso, outro ponto crítico era a atualização dos dados contábeis: ao final de cada fechamento, a equipe precisava extrair informações via SQL, validar manualmente e conferir com a DRE. Esse retrabalho constante aumentava os riscos e comprometia a confiabilidade do processo.
Em busca de uma solução
Em 2016, após quatro anos de amadurecimento do processo de orçamento, a Unimed de Santa Catarina percebeu a necessidade de elevar o nível de aculturamento interno e envolver ainda mais as gestões na gestão orçamentária.
O grande desafio, porém, estava em justificar o investimento em uma ferramenta especializada. Como a controladoria não é uma área vista como geradora de receitas, e era preciso demonstrar de forma clara os benefícios.
Israel explica que além da economia financeira, foram considerados impactos estratégicos: decisões mais assertivas, maior segurança das informações e fortalecimento da cultura de gestão baseada em orçamento.
Os critérios que guiaram a escolha de um software de Controladoria
Na busca por uma solução que substituísse as planilhas, a Unimed de Santa Catarina definiu critérios bem objetivos para garantir que a nova plataforma atendesse às necessidades da Controladoria. Entre os pontos mais relevantes estiveram:
Independência da área de TI
A Controladoria buscava autonomia para operar a ferramenta no dia a dia. O objetivo era que todo o gerenciamento pudesse ser feito pela própria equipe, sem depender constantemente do suporte técnico.
Era essencial que a solução fosse intuitiva, com uma interface amigável, dashboards claros e workflows que permitissem realizar todo o processo orçamentário de forma prática e eficiente.
Experiência do usuário
Era essencial que a solução fosse intuitiva, com uma interface amigável, dashboards claros e workflows que permitissem às gestões realizarem todo o processo orçamentário de forma prática e eficiente.
Confiabilidade e precisão dos dados
Além disso, o sistema precisava reduzir riscos de erros, retrabalhos e inconsistências comuns em planilhas.
Flexibilidade para diferentes cenários
Como o grupo Unimed SC abrange empresas com perfis de negócio distintos, a ferramenta precisava se adaptar a essas particularidades, mantendo a padronização necessária.
Inovação e evolução contínua
A escolha também levou em conta a postura da empresa fornecedora. A Unimed Santa Catarina buscava um parceiro com mentalidade inovadora, aberto a ouvir as necessidades e disposto a aprimorar constantemente a plataforma.
Implantação rápida e eficiente
A implantação do AllStrategy Plano em 2016 se destacou pela agilidade e simplicidade do processo.
Mesmo com poucos recursos e pessoas, já havia maturidade no uso de planilhas, com centros de custo estruturados e grupos de contas contábeis bem definidos, um preparo que foi essencial para acelerar a transição. Israel relembra a experiência:
“Fomos para Curitiba, fizemos o treinamento em apenas dois dias e já começamos a inserir informações no sistema. A integração inicial com o ERP foi rápida, e conseguimos visualizar dados contábeis, incluindo razão e notas fiscais, sem depender da TI.”
Para ele, a simplicidade da implantação surpreendeu e marcou o início de uma nova etapa na rotina da Controladoria da Unimed de Santa Catarina.
Módulos e funcionalidades-chave que transformaram a rotina da controladoria
De forma geral, a ferramenta se mostrou muito completa e voltada para o usuário, facilitando bastante a rotina da controladoria. Entre os módulos mais utilizados, o que mais se destaca é a Demonstração de Resultados (DRE). Com ela, a equipe consegue:
- Consultar rapidamente os resultados de anos anteriores.
- Realizar análises vertical e horizontal.
- Aprofundar até o nível da razão contábil com o drill down.
- Gerar análises gráficas dentro da própria DRE.
Além da DRE, outros recursos também trazem impactos relevantes:
- Performance: acompanhamento de déficits e indicadores.
- Balanço Patrimonial: integrado à contabilidade, com visão clara de ativo e passivo.
- Fluxo de Caixa: utilizado em determinados períodos e empresas do grupo.
- Tesouraria: com expectativa de ampliar a eficiência.
- Mapa Estratégico: conecta planos de ação e indicadores, permitindo o acompanhamento por meio dos faróis de desempenho.
Dessa forma, a plataforma trouxe maior agilidade na análise das informações, visão integrada da performance financeira e suporte sólido para a tomada de decisão.
Impactos que vão além da controladoria
O AllStrategy Plano trouxe benefícios que se estendem além da Controladoria, impactando diversas áreas da Unimed de Santa Catarina.
Como o orçamento é descentralizado, cerca de 50 líderes utilizam a ferramenta para acompanhar e elaborar seus respectivos orçamentos anuais, algo que antes era feito de forma mais lenta e limitada via planilha e diretórios compartilhados.
O módulo de RH também passou a ter uma gestão mais estruturada, permitindo melhor acompanhamento de investimentos relacionados à equipe.
Além disso, o módulo de investimentos centralizou informações que antes estavam espalhadas por diferentes centros de custo e permitindo o acompanhamento de planejado versus realizado.
Portanto, a ferramenta promoveu uma mudança positiva na rotina de todas as áreas envolvidas, proporcionando maior transparência, agilidade e confiabilidade.
Ganho de tempo, precisão e eficiência
A adoção do AllStrategy Plano trouxe ganhos expressivos para a Controladoria da Unimed de Santa Catarina, principalmente em tempo, precisão e eficiência.
“O fechamento do orçamento anual, que antes levava cerca de dois meses, agora é realizado em duas semanas, representando uma redução de 80% no esforço da equipe”.
No processo mensal, o impacto também é significativo. Antes, a conferência e consolidação das informações contábeis demandavam cerca de uma semana; atualmente, a Controladoria consegue verificar e gerar os books gerenciais em apenas uma hora, permitindo análises mais rápidas e decisões mais embasadas.
Esses resultados refletem diretamente na eficiência operacional, na confiabilidade dos dados e na capacidade da equipe de concentrar esforços em atividades estratégicas, fortalecendo a gestão e a tomada de decisão na organização.
Um futuro de inovação com o AllStrategy Plano
A Unimed de Santa Catarina enxerga o AllStrategy Plano como uma ferramenta em constante evolução e inovação. A equipe valoriza o viés inovador da plataforma, que busca aperfeiçoar continuamente os recursos existentes e integrar novas soluções.
Israel destaca a flexibilidade e a capacidade da ferramenta de atender diferentes empresas do grupo, mesmo com perfis de negócio distintos.
“Com certeza recomendamos o AllStrategy Plano para quem quiser implantar. Tenho certeza de que trará muitos benefícios para a gestão orçamentária e para a rotina das equipes.”
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A experiência da Unimed de Santa Catarina mostra que a evolução da Controladoria passa, necessariamente, pela adoção de tecnologia especializada.
Ao substituir planilhas por uma plataforma robusta e confiável, a organização conquistou mais agilidade, segurança da informação e capacidade analítica, transformando o orçamento em um verdadeiro instrumento de gestão.
Com o AllStrategy Plano, a Controladoria deixou de atuar de forma operacional para assumir um papel ainda mais estratégico, apoiando decisões, fortalecendo a governança e sustentando o crescimento do grupo com dados confiáveis e processos eficientes.
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