Com atuação global e crescimento acelerado, o Grupo Bio, empresa do Grupo Biofirst que fabrica, comercializa e distribui produtos para microbiologia e diagnóstico, passou a enfrentar um desafio comum a organizações em expansão: manter o controle, a padronização e a confiabilidade das informações financeiras em um cenário cada vez mais complexo.
À medida que novas empresas foram incorporadas ao grupo, os processos manuais e a forte dependência de planilhas começaram a limitar a agilidade da controladoria, impactando prazos de fechamento, escalabilidade e a consistência dos dados apresentados à gestão.
Para contar um pouco mais sobre como como tem sido a experiência da empresa com o AllStrategy Plano, conversamos com Stéfani Veronese, Líder de Controladoria e Custos, e Eleilson Pimpão, Coordenador de Controladoria.
Desafios antes do AllStrategy Plano
O principal desafio da Controladoria da empresa era a forte dependência de planilhas. Processos críticos eram executados manualmente, o que resultava em baixa padronização entre as empresas do grupo e limitava a consistência das informações.
Antes do AllStrategy Plano, o fechamento financeiro era totalmente manual. Mesmo com apenas 4 empresas, o processo levava cerca de 20 dias e exigia o trabalho dedicado de 3 analistas.
Essa operação longa e fragmentada impactava diretamente a confiabilidade dos dados: o fluxo passava por muitas mãos, aumentando o risco de erros, retrabalhos e perda de precisão.
Além disso, a equipe enfrentava um obstáculo importante de escalabilidade. O rápido crescimento do grupo e a entrada de novas empresas exigiam mais análises em menos tempo, algo inviável com o modelo manual e pouco padronizado de trabalho.
Para Eleilson, Coordenador de Controladoria, o software trouxe para a controladoria e para o Grupo uma confiabilidade em dados que antes não tinham. Agora, há total confiança em reuniões com gestores e diretoria.
Em busca de uma solução
Por conta da complexidade do negócio, se tornou inviável utilizar planilhas. Um dos maiores gargalos da controladoria diante desse cenário era o prazo de fechamento financeiro.
Para enfrentar esse desafio, a diretoria definiu uma meta ambiciosa: reduzir o fechamento pela metade, do dia 20 para o dia 10. A iniciativa buscava elevar a confiabilidade das informações e acelerar a geração de dados gerenciais alinhados à estratégia financeira da empresa.
Para isso, era necessário investir em uma ferramenta que atendesse essa necessidade. O grupo avaliou diversas soluções, realizou testes e concluiu que o AllStrategy Plano era a mais adequada por permitir parametrização e oferecer perspectivas de evolução natural de uso pela equipe.
“Buscávamos automação, padronização e uma ferramenta que conectasse dados às estratégias financeiras, e o AllStrategy Plano se mostrou a opção mais adequada e intuitiva para a equipe.” — Eleilson
Ganhos e resultados práticos
Entre os principais ganhos e resultados alcançados pela controladoria da empresa estão:
Redução do prazo de fechamento
O fechamento que antes era realizado até o dia 20 foi gradualmente reduzido, primeiro para o dia 15 em 3 e 4 meses e, em cerca de 1 ano, para o dia 10 de cada mês.
Padronização e consolidação de dados
A integração com ERPs e fontes de dados permitiu uniformizar resultados entre múltiplas empresas do grupo.
Escalabilidade sem aumento de equipe
O Grupo Bio ampliou a cobertura de 4 para 17 empresas mantendo a equipe, graças à automação e padronização.
Descentralização do orçamento e maior responsabilidade
Durante a construção do planejamento orçamentário, houve descentralização dessa responsabilidade. Antes, a controladoria fazia toda a apuração e gestão dos números; agora, todos os usuários de gestão realizam suas próprias projeções diretamente na ferramenta.
Para Stéfanie, Líder de Controladoria e Custos, essa mudança trouxe mais responsabilidade e um desempenho significativamente maior para o processo.
Impacto na tomada de decisão e visibilidade dos resultados
Com informações consolidadas e precisas, a controladoria começou a identificar gaps e somatórios de pequenas despesas que, antes, passavam despercebidos no processo manual.
O AllStrategy Plano permitiu à equipe gerar relatórios e números confiáveis para diretoria e corpo executivo, transformando dados em decisões estratégicas.
Dessa forma, foi possível demonstrar resultados de forma ampla e precisa. Agora as decisões são baseadas nas informações geradas pela ferramenta.
“Hoje o AllStrategy Plano é a primeira fonte de dados que a diretoria usa para tomar decisões financeiras; a controladoria passou a ser um braço estratégico do executivo.” — Eleilson
O impacto do AllStrategy Plano na Controladoria e no RH
Segundo Stéfanie, a equipe de RH foi convidada a conhecer o AllStrategy Plano e, a partir disso, ampliou o uso da ferramenta e assumiu uma visão mais estratégica, conduzindo uma gestão mais robusta e precisa da folha de pagamento.
Ao adotar o módulo de RH do AllStrategy Plano, o setor de Recursos Humanos passou a economizar cerca de 4 dias de trabalho de um analista por fechamento de folha.
Já na controladoria, a ativação de módulos adicionais ampliou a visão dos dados além da DRE. Dessa forma, supervisores e coordenadores não apenas da controladoria foram positivamente impactados.
Com isso, o objetivo de disseminar a cultura de dados financeiros para todas as áreas, garantindo que gestores e líderes tenham acesso a informações pertinentes e alinhem suas ações aos objetivos financeiros do grupo, foi alcançado.
“O maior impacto foi a descentralização e a sinergia entre as áreas. As gestões passaram a ter uma visão estratégica clara, o que aumentou a assertividade e produtividade.” — Stéfanie Veronese
Parceria contínua entre a AllStrategy e a Biotrop
Segundo Leilson, o Grupo enxerga o AllStrategy Plano como parceiro na avaliação de performance e no acompanhamento dos resultados para caminhar rumo aos objetivos financeiros.
Além disso, ele recomenda a ferramenta o integralmente, destacando-o como “uma ferramenta gerencial essencial para empresas que buscam consolidar dados, automatizar processos e transformar a controladoria em uma área estratégica”.
Assista a entrevista completa!
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A experiência do Grupo Bio mostra que, com a ferramenta certa e o compromisso de parametrização e adoção, é possível transformar profundamente a operação da controladoria: menos trabalho manual, dados confiáveis, decisões mais rápidas e maior integração entre áreas.
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