Com presença em mais de 70 mil escolas e alcançando 20 milhões de alunos da rede pública e privada, a Editora do Brasil contribui diretamente para o desenvolvimento da educação brasileira.
Seus materiais didáticos ajudam a formar gerações e moldar o futuro do país, consolidando seu papel como referência no setor.
À medida que a empresa cresceu de forma exponencial nos últimos anos, os processos financeiros ganharam complexidade e passaram a demandar uma reestruturação no setor.
Mesmo com uma equipe consolidada, a controladoria passou a enfrentar novos desafios, necessitando de maior visibilidade e controle sobre os dados financeiros. Como consequência, integrar informações de forma ágil, segura e eficiente se tornou fundamental.
Foi nesse contexto que a Editora do Brasil encontrou no AllStrategy Plano uma solução robusta para transformar sua gestão financeira.
A adoção da plataforma trouxe ganhos imediatos: maior autonomia, agilidade nos processos e uma redução de 6% nas despesas logo no primeiro semestre de uso.
Para contar essa história, conversamos com os profissionais da área de Controladoria: Guilherme D’Amelio, Supervisor, Fernando Gabarron e Raquel Medeiros, Analistas, e Rodrigo de Souza Morais Cardoso, Controller.
O desafio: planilhas que tomavam tempo e geravam erros
Antes do AllStrategy Plano, o processo orçamentário era feito em planilhas, o que tornava o processo lento, complexo e com pouca rastreabilidade.
Entre os principais obstáculos enfrentados pela equipe de controladoria, estavam:
- Alto consumo de tempo com tarefas operacionais;
- Falta de visão granular por centro de custo ou pacote;
- Comunicação descentralizada entre a controladoria e as gestões de outras áreas;
- Revisões frequentes das metas estratégicas para garantir o alinhado no planejamento;
- Impacto direto na tomada de decisões.
Sem visibilidade e controle
Outro grande obstáculo enfrentado pela equipe de controladoria era a falta de visibilidade em tempo real. As gestões dos centros de custo precisavam tomar decisões sem acesso imediato aos dados financeiros, o que comprometia o controle do orçamento.
O modelo orçamentário utilizado na época se baseava no envio de planilhas para coleta de dados, que depois eram consolidados manualmente.
Esse processo, além de trabalhoso, limitava a visão operacional e gerava inconsistências. Com isso, os usuários da ponta frequentemente se confundiam ao preencher os coletores, causando ruídos na comunicação e afetando a qualidade das informações recebidas.
Na tentativa de solucionar o problema, a empresa chegou a desenvolver uma solução interna. No entanto, a ferramenta não era intuitiva e evidenciou a necessidade de uma plataforma robusta, com funcionalidades alinhadas à sua realidade.
As dificuldades do dia a dia
Simular cenários de fechamento era uma das tarefas mais desafiadoras para a equipe de Planejamento e Controle. Realizar esse processo em planilhas exigia diversas etapas de consolidação e coletas manuais de dados junto aos usuários, tornando o processo lento e suscetível a erros.
“Quando o orçamento é projetado por meio de coletores em planilha, há dificuldade em fazer curvas de tendência. O próprio usuário não conseguia ajustar o seu orçamento conforme o previsto”, relata Rodrigo, Controller da Editora do Brasil.
Embora a cultura de “dono do centro de custo” já existisse na empresa, foi com a adoção do Orçamento Matricial de Despesas (OMD) que a necessidade de um controle mais estruturado e eficiente ficou evidente.
Com ele, os controles passaram a ser centralizados nos chamados ‘pacoteiros’, responsáveis pela gestão dos centros de custo, aumentando a precisão das projeções e reduzindo erros operacionais.
“A adoção do Orçamento Matricial de Despesas gerou uma economia expressiva logo no primeiro ano. Com o apoio de uma consultoria especializada, otimizamos processos e reduzimos os custos de forma significativa”, comenta Rodrigo.
Implantação e suporte
A etapa de implantação do AllStrategy Plano foi decisiva para o sucesso do projeto na Editora do Brasil.
Para a equipe de controladoria, o cronograma de treinamentos foi essencial para garantir a continuidade do processo. A didática clara e a postura proativa do time de atendimento, sempre disponível para esclarecer dúvidas, foram pontos destacados pela equipe.
A clareza nas orientações foi um dos pontos mais valorizados, comenta Raquel:
“Recebemos instruções detalhadas sobre cada módulo do sistema. Foi muito proveitoso.”
Suporte no pós-venda: proximidade e confiança
No pós-implantação, o suporte continuou sendo um diferencial. Guilherme destaca a agilidade no atendimento, seja por e-mail ou por chamadas, sempre com disponibilidade para esclarecer dúvidas e compreender as necessidades da equipe.
“Acho que o ponto crucial, e que fortaleceu ainda mais a parceria, foi a visita da equipe da AllStrategy à nossa sede. Isso nos passou muita segurança.
Toda ferramenta tem espaço para melhorias, e vocês se colocaram à disposição para adaptar funcionalidades e fluxos conforme as particularidades do nosso dia a dia.”
— Guilherme D’Amelio, Supervisor Planejamento e Controle
Para Carlos Ferreira, Gestor de Entidade, o suporte prestado durante a implantação foi “excelente”, garantindo uma transição tranquila e sem grandes obstáculos.
Ele também destaca um dos principais avanços trazidos pela plataforma: o controle orçamentário online, uma funcionalidade que ainda não fazia parte da rotina da empresa e que representou um salto importante na gestão financeira.
Adaptação rápida e cultura financeira
A mobilização interna da Editora do Brasil, aliada à intuitividade e facilidade de uso do AllStrategy Plano, foi determinante para a rápida adaptação da equipe à plataforma.
“Em pouco tempo, treinamos o time e eles já estavam com a mão na massa. Em um ou dois dias, já havia familiaridade com a plataforma. Hoje, cerca de 90% da equipe já atua com autonomia. Claro, dúvidas ainda surgem, mas todos sabem o que precisa ser feito e como gerenciar.”
– Guilherme D’Amelio, Supervisor de Controladoria.
Além da usabilidade, a empresa também investiu em aculturamento financeiro para acelerar a curva de aprendizado. Raquel destaca as principais ações adotadas:
- Capacitação dos colaboradores por meio de treinamentos personalizados
- Criação de materiais de apoio
- Encontros online para esclarecimento de dúvidas
“O suporte próximo da equipe fez toda a diferença durante a implantação. Além das orientações claras sobre cada módulo, tivemos acompanhamento contínuo, o que acelerou nosso aprendizado e facilitou a aplicação prática do sistema no dia a dia da controladoria”, complementa Raquel.
A experiência positiva também é compartilhada por Fernando Gabarron, Analista de Controladoria: “O AllStrategy Plano é uma plataforma completa, fácil de usar e de aplicar na rotina, além de ajudar na avaliação de custos.”
Com o uso recorrente, o software passou a ser um verdadeiro aliado no controle das contas, superando expectativas e contribuindo para um acompanhamento mais eficiente dos gastos da companhia.
Mudanças concretas e ganhos mensuráveis
A implementação do AllStrategy Plano gerou avanços estruturais no processo orçamentário da Editora do Brasil. Agora, o fechamento e a aprovação passaram a acontecer com um mês de antecedência, já em outubro, o que aumentou a previsibilidade e eficiência do planejamento.
Segundo Guilherme, esse resultado foi alcançado graças à três fatores:
- Utilização do módulo de Orçamento de Despesas (OMD);
- Engajamento da equipe;
- Apoio técnico da consultoria.
Outro ponto que chama atenção é a economia de 6% nas despesas nos primeiros seis meses de uso da ferramenta, um ganho que superou o previsto no orçamento anterior. Essa redução expressiva reforça o impacto direto da plataforma.
“Quando anualizamos essas despesas, a economia é ainda maior. Estamos falando de um período de apenas 6 meses, em que os ‘pacoteiros’ ainda estavam ganhando maturidade no uso da plataforma. Eles aprenderam a refinar o processo e se tornam mais críticos em relação aos gastos.
A tendência é que essa economia aumente à medida que a ferramenta matricial e a maturidade de nossos pacoteiros se consolidem.”
— Rodrigo de Souza Morais Cardoso, Controller.
Além da economia direta, Rodrigo destaca ganhos operacionais que impactam diretamente a qualidade do planejamento:
- Redução de tempo nas etapas do processo.
- Detalhamento das atividades com maior precisão.
- Capacidade de elaborar estudos de viabilidade e cenários de negócios.
- Identificação de novas fontes de receita.
“Agora, tudo chega de maneira mais simples e previamente analisada para o planejamento. Nossa função é ser a bússola da empresa”, finaliza o Controller.
Outro ponto de destaque, segundo Paulo Serino, Gestor de Entidade, é a granularidade da plataforma, que trouxe mais controle ao acompanhamento das contas e do orçamento. Ele também menciona o uso de travas de segurança contra estouros mensais, que garantem maior rigor na gestão financeira.
Expansão do impacto: os resultados em alguns setores
A adoção do AllStrategy Plano transformou o papel da controladoria e ampliou o impacto da gestão orçamentária em diferentes setores da Editora do Brasil.
O acompanhamento de despesas, antes centralizado, passou a ser compartilhado com as áreas de entidade e pacotes, fortalecendo o trabalho colaborativo e o alinhamento com o planejamento estratégico.
Essa mudança de postura permitiu que a equipe de controladoria passasse a focar em análises mais profundas e ações de maior valor, como:
- Elaboração de relatórios detalhados;
- Geração de informações estratégicas para diretoria e presidência;
- Tomada de decisão com base em dados atualizados e confiáveis.
“É fundamental ter tempo para análise. Não há como medir ou afirmar se ganhamos duas horas a mais por dia, mas conseguimos acessar as informações no momento certo.
Com o AllStrategy Plano, monitoramos o desempenho de cada pacote e centro de custo, identificando rapidamente algo fora do esperado. Agora, temos mais fôlego e tranquilidade para agir.”
— Guilherme D’Amelio, Supervisor de Controladoria.
Recursos Humanos
Na área de RH, a plataforma trouxe ganhos que possibilitaram uma expansão saudável da atuação sem necessidade de aumento de equipe:
- Acompanhamento mensal baseado em dados precisos;
- Clareza na gestão orçamentária;
- Engajamento das demais áreas com o processo de planejamento.
“Sem a plataforma, a operação teria crescido significativamente. Com ela, conseguimos manter os recursos estratégicos e proporcionar um crescimento saudável da empresa.”
— Rodrigo de Souza Morais Cardoso, Controller.
Tecnologia
O setor de TI também foi positivamente impactado com:
- Monitoramento sistemático das despesas da área;
- Visibilidade total sobre os números e sua evolução;
- Identificação de novas demandas, como a necessidade de um profissional dedicado ao orçamento.
Alinhamento com o futuro da Editora do Brasil
“O AllStrategy Plano está totalmente alinhado com o planejamento estratégico da Editora do Brasil, que tem como meta o crescimento exponencial nos próximos anos,” diz Rodrigo.
Para a companhia, esse objetivo exige um controle orçamentário cada vez mais eficiente, e a plataforma AllStrategy Plano se consolida como peça fundamental nesse processo.
–
A experiência da Editora do Brasil com o AllStrategy Plano mostra como uma solução robusta e intuitiva vai muito além da simples digitalização de processos.
A plataforma se consolidou como parceira estratégica da controladoria, trazendo mais confiança às decisões, transformando a forma de projetar e acompanhar resultados e potencializando o desempenho financeiro.
Entre os principais ganhos, destacam-se:
- Colaboração entre áreas;
- Eficiência operacional;
- Visibilidade em tempo real dos números;
- Redução de despesas e economia de tempo;
- Tomadas de decisão mais rápidas e embasadas.
Com um apoio consultivo próximo e foco na realidade do cliente, o AllStrategy Plano se mostrou adaptável, funcional e essencial para avanços significativos, desde a antecipação do orçamento até a evolução cultural da organização em torno da gestão orçamentária.
O AllStrategy Plano oferece os recursos necessários para mais segurança, transparência e otimização dos processos financeiros.
Quer saber como podemos ajudar sua empresa a evoluir também? Clique aqui e confira uma demonstração!