É inevitável que o mercado passe por momentos de instabilidade, afetando diretamente as empresas. Nesses momentos, ter um planejamento orçamentário eficiente é fundamental para manter os negócios operando de forma saudável.
Uma crise financeira pode ser gerada por diversos fatores, de meio ambiente à saúde pública, bem como pode afetar a um segmento com mais intensidade ou atingir o mundo todo. As consequências são diversas, como retração do mercado, diminuição dos investimentos e mudanças no consumo e comportamento das pessoas.
Muitas empresas sofrem para conseguir se manter lucrativas e sobreviver a esse cenário. É comum ver instituições consolidadas e conhecidas, realizando cortes em investimentos, parando com contratações e, até mesmo, desligando colaboradores para tentar enxugar as despesas.
As companhias menores, mais vulneráveis às oscilações econômicas, muitas vezes fecham as portas por não conseguir atravessar o período ruim.
É nesse ponto que o planejamento se torna um grande aliado em tempos de crise. Acompanhe nesse artigo como contar com esse recurso para manter a estabilidade dos negócios e a importância de investir na sua gestão financeira.
Para desenvolver a gestão com qualidade, é preciso saber que o planejamento orçamentário é a organização das despesas, custos, receitas e investimentos da empresa em um período determinado, geralmente um ano.
Ou seja, é planejar tanto a entrada de valores na empresa quanto os gastos, detalhando posteriormente a forma como será utilizado. Tudo isso deve estar alinhado ao planejamento estratégico, para que o orçamento apoie a instituição a alcançar suas metas.
Com isso esclarecido, podemos pensar na importância de investir em um planejamento financeiro. E a resposta é simples: ele auxilia a empresa a manter sua saúde financeira e a guiar os passos dos gestores, visando uma tomada de decisão mais assertiva.
Outro ponto muito importante é saber com antecedência quanto se irá gastar durante o ano, sendo possível acompanhar se cada centro de custo ou unidade de negócio está dentro do que foi estabelecido, tanto em despesas quanto em receitas (caso a unidade gere valores para a empresa).
Com uma visão mais profunda e projetada das despesas, há a possibilidade de fazer ajustes ao longo do período para que a instituição se mantenha dentro do que foi planejado. Também é importante entender que às vezes gastos mínimos inesperados adquiridos em um mês, se multiplicado aos outros subsequentes, podem ter um grande impacto no fluxo de caixa.
Por isso, realizar o planejamento orçamentário é de suma importância, assim a empresa se prepara para diversas situações, sem correr o risco de ter surpresas negativas em suas finanças, desestabilizando a sua gestão.
Em momentos de crise, a primeira atitude é reduzir ao máximo as despesas, para tentar manter o caixa da empresa no azul. Alguns gastos podem ser cortados, outros podem ser ajustados, mas a prioridade é manter os negócios funcionando sem prejuízo na qualidade de seu produto ou serviço.
É possível citar inúmeras vantagens, uma delas é ter mais assertividade em dispor os recursos a cada unidade ou centro de custo, de modo a evitar desperdícios, pois cada área terá determinado valor a ser utilizado.
Além disso, ao projetar o orçamento para o ano, é possível planejar gastos com materiais, equipamentos, matérias-primas etc. Assim, os gestores podem decidir as melhores datas para executar projetos, para que não conflitem com outros períodos que já estão com mais despesas.
Também é vantajoso projetar o orçamento devido às despesas com pessoal. A folha de pagamento representa uma das maiores fontes de custos nas instituições, então até mesmo as contratações e demissões, assim como todos os encargos embutidos na folha de pagamento de cada funcionário devem ser projetados. Dissídio coletivo, férias e bonificações são fatores que, quando não programados, podem afetar as finanças da empresa.
Existem várias formas de se realizar o planejamento orçamentário em uma empresa, por isso é preciso analisar o que faz mais sentido para o seu negócio. Muitas vezes, os gestores alternam entre as metodologias, a depender do momento da empresa.
Aqui, o orçamento, depois de planejado, não muda, independentemente dos resultados da empresa. É vantajoso porque é mais fácil de acompanhar, tem menor tempo de elaboração e incentiva o monitoramento de tendências e desvios pelos gestores.
Por outro lado, pode promover certo engessamento nas ações, pois não há espaço para revisões do orçamento. Se algo sair do previsto, pode ser complicado de analisar e ter ações para sua correção.
Neste caso, mesmo após a aprovação do orçamento, há uma margem para ajustes. A principal vantagem é acompanhar as variações nas vendas, produção e despesas para realizar as mudanças necessárias a fim de se atingir os objetivos propostos inicialmente.
Porém este método demanda maior esforço por parte da equipe, pois é preciso analisar com mais cuidado os indicadores e as mudanças do orçamento. O ideal é estabelecer uma frequência para realizar a revisão – um período que não impacte na rotina dos colaboradores, mas que não leve muito tempo para correção, caso algo tenha urgência.
Também conhecido como rolling forecast, o orçamento contínuo é revisado com frequência, geralmente, mensal. Desta forma, o budget sempre está atualizado e é mais fácil para entregar as revisões orçamentárias, visto que são feitas várias vezes ao longo do ano.
Essa metodologia também exige mais tempo e esforço dos gestores para acompanhar e revisar o planejamento. Por outro lado, ao revisar mensalmente as finanças, já é possível planejar esse período do ano seguinte, facilitando no processo de projeção das despesas e receitas no fim do ano.
Permite que ajustes (forecasts) sejam feitos no planejamento de tempos em tempos, sendo uma vantagem, pois cria espaço para reajustes, tornando o orçamento adequado à realidade da empresa. Mas, assim como em outros exemplos, a desvantagem é o tempo consumido nessas ações.
É conhecido também como Orçamento Matricial de Despesas (OMD), no qual o orçamento é elaborado em uma matriz, que cruza os dados de receitas, despesas e investimentos com a utilização pelos centros de custo e unidades. Neste caso, o orçamento torna-se descentralizado, porque há a colaboração dos gestores, que precisam refletir mais sobre a real necessidade de recursos. Também demanda mais esforço dos envolvidos no processo, mas promove uma assertividade maior nas contas, apoiando a redução das despesas.
Talvez seja o planejamento que mais demande esforço dos gestores, afinal tudo deve ser analisado e planejado sem levar em conta os dados de anos anteriores, ou seja, o orçamento é feito realmente “do zero”.
Mas é vantajoso pois elimina o que não é essencial, visto que tudo é cuidadosamente analisado na construção do planejamento e a alocação de recursos fica mais alinhada às estratégias da empresa – e isso demanda mais treinamento para esta forma de elaboração do budget.
É possível elaborá-lo com o apoio de planilhas eletrônicas, porém é preciso cuidado neste caso, pois dependendo do tamanho da empresa, a construção do orçamento pode ficar muito trabalhosa e sujeita a falhas.
Isso porque com muitas pessoas usando vários arquivos de planilhas, é fácil para que um dado ou uma fórmula seja digitado errado, inviabilizando a confiabilidade nessas informações.
A maneira mais confiável e ágil de projetar o orçamento é através da utilização de softwares específicos para este propósito, que trazem diversas funcionalidades que apoiam não só a construção do budget, como também o acompanhamento dos resultados.
Estes softwares de gestão orçamentária não fazem somente a projeção de despesas e investimentos, também realizam a projeção do fluxo de caixa, definem indicadores de desempenho, elaboram planos de ação e fazem a análise de performance, através de relatórios completos e dashboards customizáveis, pontos fundamentais para um bom planejamento financeiro.
O planejamento orçamentário é fundamental para a manutenção e crescimento da empresa e se torna ainda mais importante em momentos de crise, em que a companhia precisa ter certeza dos números planejados e realizados.
A tecnologia é uma grande parceira dos gestores, oferecendo dados confiáveis para tomadas de decisão ágeis, que gerem os melhores resultados para a empresa.
Assim, mesmo em momentos de crise no mercado, a empresa estará preparada, pois tem total conhecimento de suas finanças, sabendo onde precisa ajustar a estratégia e onde deve investir com mais intensidade.
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