Responda sem pensar: Você sabe quanto irá gastar ano que vem? Quais serão suas despesas para o próximo período? Provavelmente, não. No entanto, o gestor financeiro de uma empresa tem a obrigação de saber, ou pelo menos, deveria.
Calma, pode parecer uma tarefa difícil e em alguns casos até mesmo impossível, mas não é. O planejamento orçamentário quando realizado de forma minuciosa e assertiva, faz com que o gestor tenha total conhecimento de todas as despesas da empresa ao longo do ano, podendo assim se programar para os meses subsequentes.
Porém, o erro que muitos profissionais de controladoria e gestão é não realizar o levantamento das despesas por unidades de negócio e centros de custos, esquecendo-se de fatores importantes que podem impactar negativamente no fluxo de caixa.
Nesse artigo, vamos dar algumas dicas importantes para realizar um planejamento de despesas assertivo na sua empresa.
Quando o responsável pelo controle financeiro da instituição opta por realizar um orçamento base zero (OBZ), realiza o planejamento financeiro sem qualquer dado histórico. Esse método é importante, pois elimina despesas desnecessárias que muitas vezes são transferidas de orçamentos a orçamentos, passando despercebidas pelo gestor.
Já na projeção por histórico, o gestor utiliza como base o orçamento do período anterior para determinar qual será o do próximo ano. Enquanto o OBZ demanda mais tempo e esforço da equipe, a projeção por histórico é mais rápida, visto que a projeção orçamentária já está parametrizada, necessitando somente de ajustes.
Um recurso que traz resultados excelentes para as empresas que desejam manter o budget ajustado é o orçamento colaborativo ou descentralizado. Isto é, a responsabilidade pelo processo orçamentário não fica somente nas mãos da diretoria e sim com os gestores dos centros de custo.
Desta forma, a equipe participa da elaboração do orçamento, apontando as principais despesas e investimentos, responsabilizando-se pelo cumprimento do que foi determinado no planejamento financeiro. Isso gera mais engajamento entre os colaboradores, além de deixar os recursos mais ajustados às necessidades de cada setor.
Para controlar as despesas, uma ação indispensável é a projeção de volumes e custos. Por meio dela, todos os custos de produção da empresa são minuciosamente analisados, desde insumos, matéria-prima, produtos, entre outros.
Depois de tudo bem discriminado, o gestor faz a projeção de volumes e custos, levando em consideração variações climáticas, impostos, mudanças no câmbio, logística, entre outros que podem impactar no planejamento econômico da empresa.
Não adianta. Planejar ainda é o melhor caminho para controlar as finanças de uma companhia. E o mais importante, é ter atenção aos detalhes e não deixar nada ficar de fora. Além dos recursos citados acima, o planejamento de RH é de extrema importância. A projeção de folha de pagamento auxilia os gestores a planejar todas as despesas comuns ao setor como: contratações e demissões, dissídio coletivo, bonificações, 13º salário, férias, entre outros. Assim, evita-se que uma série de gastos coincidam e impactem negativamente no caixa da empresa.
O planejamento de investimentos, assim como o planejamento de vendas, também são recomendáveis, visto que fazem com que a instituição se programe para despesas com materiais, troca de maquinário, mobiliário, reforma de estrutura, abertura e fechamento de lojas ou filiais.
Para auxiliar a realizar todos os recursos citados nesse artigo e desenvolver um planejamento de despesas mais assertivo, com mobilidade e eficiência, eis que a tecnologia tem a solução ideal: aplicativo de gestão orçamentária.
Tal ferramenta concentra todos os esforços da elaboração do orçamento em um só lugar, mais rápido que os métodos convencionais e mais seguro, possibilitando ainda uma análise de performance dos indicativos de desempenho, forecast, projeção de cenários, planos de ação e uma série de funcionalidades desenvolvidas para a realização do planejamento estratégico voltado ao controle do budget.
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